ÚMČ P13 má zpracován nový Strategický plán MČ Praha 13 pro období 2018 – 2024, který navazuje na dřívější Strategii rozvoje městské části Praha 13, což byl dokument, který vytvářel podrobný popis stavu, jakého chceme v rámci městské části Prahy 13 dosáhnout v časovém horizontu 8 let a na základě této představy určoval žebříček hodnot, priorit a stanovit strategické cíle, jejichž dosažením se kýženému stavu maximálně přiblížíme, a to vše ve struktuře: kde jsme, kde chceme být, co uděláme, jak to uděláme.
Tento nový Strategický plán MČ Praha 13 pro období 2018 – 2024 byl zpracováván od dubna 2017 zhruba rok a půl a je klíčovým dokumentem pro dlouhodobé plánování a směřování městské části. Nový strategický plán nevznikal pouhou aktualizací původního. Původní strategický plán sice byl východiskem, ale nový plán byl od začátku postaven na nových analytických zjištěních, průzkumech, vychází ze skutečných potřeb a možností městské části Prahy 13, odhaluje silné i slabé stránky či případné ohrožení dalšího rozvoje a hlavně čerpá z názorů veřejnosti i odborníků. Finální podobu návrhové části tvořilo přes 45 členů pracovních skupin, které byly vytvořeny ze zainteresovaných stran (politici koaliční i opoziční, zaměstnanci úřadu, občané, zájmové skupiny, občanská sdružení, profesní skupiny...)

Základní koncepce rozvoje a vize byly deklarovány ve Strategii rozvoje MČ. MČ má být vnímána jako bezpečné místo pro bydlení a život svých obyvatel, bude zde k dispozici dostatek kvalitních služeb, obchodů a restaurací. Ke společenskému a sportovnímu využití budou zbudovány klidové zóny a sportoviště. Důraz je kladen na čistotu, ochranu a údržbu zeleně včetně dodržování principů udržitelného rozvoje území a snižování energetické náročnosti MČ. Všechny tyto vize budou naplňovány ve vzájemné spolupráci s veřejností, a na základě hospodárného využití všech zdrojů financování.

Poslání, vize, motto a strategické cíle:

Poslání, vize, motto a Strategické cíle Městské části Praha 13 jsou popsány v klíčovém dokumentu, kterým je Strategický plán městské části Praha 13:

Motto: „Moderní a vstřícný úřad“

Naším mottem vyjadřujeme, že občané žijící na území městské části a všichni občané (viz zainteresované strany) využívající naše služby chápeme jako zákazníky a jako se zákazníky s nimi i jednáme. Chceme být komunikativní a ke svým zákazníkům přátelští. Úřad usiluje o svou transparentnost a odstraňujeme úřední anonymitu.

Úřad městské části Praha 13 chce i nadále zastávat vedoucí úlohu v modernizaci a používání inovativních řešení v oblasti veřejné správy (Úřad 4.0). Z tohoto důvodu se zaměřujeme na elektronizaci služeb pro občany a na služby vedoucí k celkovému zjednodušení administrativních záležitostí občanů a k odstranění přebytečné byrokracie. Dále veškeré služby zkvalitňujeme a rozšiřujeme tak, aby co nejlépe odpovídaly oprávněným požadavkům občanů. K neustálému zvyšování kvality svých služeb úřad využívá a i nadále chce využívat sebehodnocení a principy TQM (Total Quality Management).

Vize: „Chceme sloužit občanům, chceme patřit mezi inovátory, chceme být mezi nejlepšími úřady v České republice. Chceme, aby naši občané měli v nás důvěru, chceme, aby naši občané byli hrdi, že žijí v naší městské části.“

Úřad tak není pouze správním úřadem vykonávajícím administrativu, ale uplatňuje strategický přístup k řízení a staví se do role leadera, která zahrnuje městskou částí zřízené a založené organizace několika odvětví. Strategie městského úřadu jednoznačně definuje dlouhodobé směry jeho rozvoje, které jsou dále rozpracovány do strategických cílů, jichž chce úřad dosáhnout v daném období.

Do aktualizace Strategie v minulém období jsme zapojili zaměstnance a umožnili jsme jim zasílat podněty a připomínky k aktualizované strategii a také jsme je požádali o názor při redefinování hodnot. Samotná aktualizace i přímo nabízela ideální prostor pro S.W.O.T. analýzu a SLEPT analýzy, jejichž výsledky byly významným vstupem pro aktualizaci a výsledky dotazníkového šetření mezi klíčovými zainteresovanými stranami.

Systém řízení kvality v souladu se sebehodnocením podle modelu CAF, Modelu excelence EFQM má úřad zavedený a pravidelně podstupuje hodnocení třetí nezávislou stranou (hodnotiteli) již od roku 2004. Smyslem cesty k excelenci je systematické zlepšování kvality poskytovaných služeb a spokojenosti všech zainteresovaných stran, a to je občanů, partnerů, dodavatelů, zaměstnanců, státu a společnosti.

Sebehodnocení specifikuje požadavky na systém řízení kvality. Prokazujeme tím svou schopnost trvale poskytovat služby, které splňují požadavky zákazníka a příslušné požadavky zákonů a předpisů, a má v úmyslu zvyšovat spokojenost zákazníka efektivním aplikováním tohoto systému, včetně procesů jeho trvalého zlepšování.

Díky interně zavedeným systémům řízení, absolvování jejich pravidelných auditů a aktivně vyhledávaných podnětů zvenčí nadále zlepšujeme kvalitu poskytovaných služeb, minimalizujeme dopady své činnosti na životní prostředí a zvyšujeme úroveň zabezpečení informací, s nimiž pracujeme. Svými kroky potvrzujeme roli „průkopníka“ a vzorové organizace nejen ve veřejné správě. 

Při tvorbě všech strategických dokumentů městské části je dbáno na jejich soulad s nadřazenými strategickými dokumenty městské části (dle Nařízení tajemníka č. 342/2020). Všechny strategické dokumenty městské části jsou pak v souladu se strategickými dokumenty Hl. m. Prahy. 

Do přípravy a tvorby strategických a koncepčních dokumentů je veřejnost, včetně odborné veřejnosti, zapojována různě a to dle charakteru dokumentu. Nejčastější formou zapojení je sběr podnětů a analytických dat formou dotazníkového šetření, připomínkování dokumentů, účast v pracovních skupinách, nebo veřejná projednání.

Do přípravy strategických dokumentů Hl. m. Prahy většinou městská část není zapojena, maximálně formou připomínek.

Úspěšné vedení a fungování úřadu vyžaduje, aby byl řízen systematickým a transparentním způsobem založeným na strategickém plánování. Strategie a Strategický plán na období 2018-2024 https://www.praha13.cz/file/vSm1/Strategicky-plan-mestske-casti-Praha-13-na-obdobi-2018-2024.pdf

Strategický plán Městské části Praha 13 na období 2018 – 2024 představuje jeden ze základních rozvojových dokumentů vyjadřující předpokládaný vývoj MČ Praha 13, v dlouhodobějším časovém horizontu 6 let. Představuje dokument, v němž deklarujeme střednědobé a dlouhodobé cíle rozvoje městské části. Vycházíme ze skutečných potřeb území, na základě průzkumu zainteresovaných stran, čímž zabezpečujeme kontinuitu do dalšího volebního období. Priority a opatření k naplnění vize v rámci strategického plánu jsou rozděleny do 4 oblastí:

·           oblast A: Rozvoj území, bydlení, řízení a správa MČ, rozvoj podnikání

·           oblast B: Doprava, životní prostředí, technická infrastruktura

·           oblast C: Školství, kultura, volnočasové aktivity, turistický ruch

·           oblast D: Bezpečnost, sociální oblast, zdravotnictví

Naplňujeme potřeby zainteresovaných stran a upravujeme naše strategie na základě pravidelných sociodemografických výzkumů. Jsou analyzovány externí ukazatele a výstupy a dále jsou používány pro důležitá rozhodnutí nebo pro připravenost na změny. Velký důraz je kladen na sociodemografické ukazatele jako podklad pro strategická rozhodnutí (např. výstavba MŠ pro 2-3 leté děti, výstavba domova pro seniory). Díky studiím pružně reagujeme na sociálně-společenský vývoj a na budoucí potřeby zainteresovaných stran.

Výběr projektů/investic k realizaci se odvozuje buď podle aktuálních výzev  k operačním programům (a to zejména v případě nutnosti vyšších investic), nebo podle cílů/opatření/aktivit v akčních plánech koncepčních dokumentů. 

Akční plán strategického plánu MČ Praha 13 se aktualizuje nejméně jednou až dvakrát ročně a schůzce interní pracovní skupiny ke strategickému řízení, jejímiž členy jsou zástupci všech politických stran zastoupených v zastupitelstvu a vedoucí odborů úřadu. Na této schůzce se vyhodnocuje plnění akčního plánu, na základě aktuálního vývoje se mohou aktivity vyřazovat, nebo naopak zařazovat nové. Ke generování nových aktivit směřujících k naplňování opatření a cílů slouží i tzv. IDEATHONY, kde se během 24h veřejnost pod vedením mentorů snaží nalézt inovativní řešení aktuálních výzev městské části, které přesně korespondují s cíly strategického plánu. 

Proces strategického plánování rozvoje městských částí musí respektovat znění nadřazených dokumentů týkajících se územního plánování. Nejvyšším nástrojem územního plánování je Politika územního rozvoje (vypracovaná Ministerstvem pro místní rozvoj a schválena vládním usnesením č. 929 ze dne 20. 7. 2009). Tento závazný dokument stanovuje zejména republikové priority územního plánování, vymezuje oblasti se zvýšenými požadavky na změny v území a oblasti se specifickými hodnotami a specifickými problémy, vymezuje plochy a koridory pro dopravní a technickou infrastrukturu, plánuje územní rezervy pro realizaci nejvýznamnějších záměrů a určuje kritéria a podmínky pro rozhodování o možných variantách změn v území, zejména s ohledem na jejich budoucí význam, rozvoj, útlum, preference, ohrožení a rizika. Součástí Politiky územního rozvoje (PÚR) je také vyhodnocení jejího vlivu na udržitelný rozvoj a předpokládané vlivy na životní prostředí. PÚR řeší i problematiku rozvoje území hlavního města, kde se konkrétně odráží ve zpracování Územního plánu hl. města Prahy. K územnímu plánu Hl. m. Prahy se vyjadřuje MČ  na základě výzvy k připomínkování.

Způsob vyhodnocování Strategického plánu MČ Praha 13 viz 1.1.2.

Při tvorbě všech strategických dokumentů městské části je dbáno na jejich soulad s nadřazenými strategickými dokumenty městské části (dle Nařízení tajemníka č. 342/2020). Všechny strategické dokumenty městské části jsou pak v souladu se strategickými dokumenty Hl. m. Prahy.

Provázanost strategických dokumentů je přímo požadována Nařízením tajemníka 342/2020 - Pravidla tvorby, schvalování, evidence a správy vnitřních předpisů, kde je stanovena povinnost posoudit a zkontrolovat soulad nových dokumentů s platným strategickým plánem MČ Praha 13, jakožto i s dalšími koncepčními dokumenty městské části.

Vytvoření Koncepce rodinné politiky. Na základě reakce na vnější změny a v souladu s požadavky, které vyplynuly ze situace při aktualizaci strategického plánu Prahy 13 byla vytvořena specializovaná koncepce pro rodinnou politiku. Koncepce rodinné politiky pro městkou část Praha 13 na období 2018 – 2024 vychází z koncepce státní rodinné politiky a je v souladu s předmětnými aktuálními koncepčními materiály Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV), Hlavního města Prahy (HMP) i již platnými koncepčními dokumenty městské části Praha 13. Rodinná politika představuje souhrn opatření a aktivit na základě definovaných cílů a priorit mající za účel podporu rodiny, a jejichž cílem je vytvořit prostředí celkově přátelské k rodině. Jedná se o průřezovou disciplínu, tj. zasahuje do různých veřejných oblastí života společnosti, např. bydlení, školství, zdravotnictví, trh práce nebo infrastruktura.

Jsou vytvářeny další provázané strategické materiály reagující na nové výzvy a měnící se svět. Jedním z těchto koncepčních materiálů je Smart city plán MČ Praha 13. Města jsou nucena hledat nové způsoby, jak maximálně zefektivnit správu svých omezených zdrojů a zároveň stimulovat udržitelný rozvoj. Odpověď nabízí koncept integrovaného městského rozvoje, chytrých měst – Smart Cities. Smart cities klade důraz na posilování komplexity, efektivity a udržitelnosti všech aspektů městského rozvoje a to prostřednictvím ekonomických, sociálních a zejména technologických inovací. Cílem Smart Cities je zmenšování ekologické stopy, posilování konkurenceschopnosti a zároveň maximalizování životní úrovně obyvatel. Etablování systému funkčních vazeb a partnerství mezi klíčovými aktéry města a jejich systematické začlenění do městského rozvoje je hlavním předpokladem pro naplňování principů Smart Cities. Smart city plán byl zpracováván v pracovních skupinách, ve kterých byly zastoupeny všechny zainteresované strany. Pracovní skupiny byly sestaveny v souladu s tématy Strategického plánu:

1.            Rozvoj území, bydlení, řízení a správa MČ, rozvoj podnikání

2.            Doprava, životní prostředí, technická infrastruktura

3.            Školství, kultura, volnočasové aktivity, turistický ruch

4.            Bezpečnost, sociální oblast, zdravotnictví

Dalším dokumentem je Strategie externí a interní komunikace, která reaguje na aktuální potřeby úřadu. Cílem bylo vytvořit jednotné metodické prostředí pro oblast komunikace úřadu MČ Praha 13 a posílit svojí pozici jako aktivně komunikující instituci s veřejností a jehož nejvyšší představitelé se starají o zájmy svých občanů a přispívají tak k rozvoji a zvýšení atraktivity městské části. Toho bude dosaženo prostřednictvím nového strategického dokumentu Komunikační strategie MČ Prahy 13 Dokument poslouží zaměstnancům úřadu Městské části Prahy 13, kteří zabezpečují komunikaci s veřejností na různých úrovních a ve všech oblastech, které spadají do kompetence městské části. Tento strategický dokument má také zefektivnit a zlepšit komunikaci s občany na území Městské části Prahy 13, protože součástí Komunikační strategie Městské části Prahy 13 bude i analýza a následný návrh opatření na zlepšení komunikace se zákazníky MČ a pak mezi samotnými zaměstnanci.

Dalším z důležitých strategických dokumentů je Koncepce bezbariérovosti Prahy 13, kde reagujeme potřebu na odstraňování existujících architektonických, informačních a technických bariér, které ztěžují běžný život lidem s omezenou schopností pohybu a orientace a také významně ohrožují jejich bezpečnost, dále pak na důslednou prevenci vzniku těchto bariér a v neposlední řadě i na oblast prevence a odstraňování bariér informačních i komunikačních. Masivní dokument mapuje stávající situaci a klade si za cíl vytvoření ucelených bezbariérových tras a přístupů na území Městské části Praha 13. Tím se rozumí vytvoření návrhu komplexního řešení svobodného pohybu po městské části. Pro tvorbu koncepce byl kladen důraz především na stanovení cílových bodů, jimiž jsou v tomto případě chápána zařízení občanské vybavenosti (jedná se především o zařízení zdravotní a sociální, předškolní a školská, zařízení pro kulturu, sport, duchovní osvětu, obchod, služby a veřejnou dopravu) s prověřením jejich přístupnosti.

Krizové řízení - na ÚMČ je zaměstnanec na pozici vedoucího krizového řízení, který je zároveň tajemníkem krizového štábu. Všechny zápisy  z jednání krizového štábu jsou zveřejňovány (např. https://www.praha13.cz/Krizovy-stab-projednal-vydana-mimoradna-opatreni.html )  Krizové plány jsou aktualizovány dle zákona o krizovém řízení. 

Vedení organizace již více než 15 let využívá model CAF a následně model EFQM pro řízení kvality. Právě díky jeho dlouhodobému využívání má k dispozici ucelený soubor výsledků, který využívá k definování akčních plánů zlepšování a popisu zlepšení výkonů. Díky těmto modelům je městská část i připravena reagovat na změny a nové výzvy.

Organizace využívá všech moderních metod pro zajištění spolehlivých informací z oblasti legislativy i veřejné správy (odborná periodika, Codexis, odborné vzdělávací akce a semináře, konference) a k odhadu budoucího vývoje. Důkazem připravenosti je řada významných pilotních projektů, které byly v organizaci vyzkoušeny před uvedením do ostrého provozu (CzechPOINT, základní registry, elektronická spisová služba, infrmační systém datových schránek...)

Vedení zná potřeby a očekávání klíčových zainteresovaných stran. Organizace má identifikovány a popsány zainteresované strany (CAF 2009). Při poskytování svých služeb vychází z individuálních potřeb těchto ZS a tyto potřeby zjišťuje pravidelnými dotazníkovými šetřeními zaměřenými na jednotlivé skupiny ZS (občané, zaměstnanci). Organizace stimuluje ZS k činnostem vedoucím k rozvoji společnosti grantovým systémem, podporou sportovních činností z výnosů za provoz hazardu, důslednou aplikací MA21, ekologickou výchovou ve školách, společenskými a vzdělávacími akcemi na podporu nejrůznějších skupin (festival volného času, klub 13), podporou dvou sdružení dobrovolných hasičů a podporou nejrůznějších platforem vedoucích k rozvoji společnosti (zavádění CSR do škol).

Rozhodnutí jsou včas a založené na faktech. Při přijímání rozhodnutí vychází vedení organizace ze svého poslání daného výkonem činností státní správy a samosprávy s tím, že zákonné normy určují základní pravidla pro výkon jednotlivých činností. Daná dokumentace se přezkoumává 1x za rok a musí být vždy schválena Radou města. Jednotlivé cíle se posléze mění v plány, které se prostřednictvím nařízení tajemníka realizují. Na základě pravidelných porad (vedoucích odborů) je sledováno plnění. Uvědomujeme si, že rychlé rozhodování na základě faktů a komplexních informací nám poskytuje konkurenční výhodu u všech zainteresovaných stran.

Řízení změn je ve vazbě na optimalizaci procesů. Klíčové procesy pro provoz úřadu jsou stanoveny platnou legislativou, která určuje zásadní pravidla  pro výkon činnosti  místní  správy a samosprávy. Podstatnými právními normami jsou zákony pro územní samosprávné celky a zákony a pravidla stanovená pouze pro Hl. m. Prahu. Zde se jedná především o zákon o hlavním městě Praze a Statut hlavního města Prahy. K tomu se přidávají  metodické pokyny vydávané Magistrátem hl.m. Prahy. Uvnitř ÚMČ jsou prostřednictvím nařízení a směrnic nastaveny postupy pro výkon činností (pravomocí i kompetencí) jednotlivých odborů a útvarů MČ. Aktualizace pravidel jsou prováděny na základě změny vnějších (legislativní) i vnitřních (organizačních) norem a inovačních námětů. Iniciativně je přistupováno k modernizaci a zavádění informačních technologií. V rámci zlepšování  procesů a přístupů vedoucích ke zlepšování služeb pro obyvatelé MČ  již vice než 15 let uplatňujeme metody TQM používáním modelu CAF. V posledních letech jsme přijali za "své"  i uplatňování principů CSR - Společenské odpovědnosti

Sledujeme změny v externím prostředí. Úřad běžně přezkoumává změny v externím prostředí a na základě toho upravuje svou činnost i prostředí úřadu (např. navýšení počtu přepážkových pracovišť u osobních dokladů) a reaguje vhodnými opatřeními. Předpokládané změny se projevují do změn vzdělávacích plánů zaměstnanců i do popisu pracovních činností. Budoucí změny se vždy projevují při sestavování rozpočtu na příští rok, kde se musí počítat se všemi budoucími vlivy.

Přizpůsobujeme se novým technologiím a požadavkům. Uvědomujeme si, že poskytování kvalitních služeb občanům  se neobejde bez zavádění nových technologií, a to zejména informačních a komunikačních technologií. Rozvoj e-govermentu (tedy elektronizace veřejné správy) je proto jednou z priorit ve strategii.  MČ dále podporuje komunikaci a vzájemnou pomoc mezi obyvateli MČ prostřednictvím svých internetových stránek. V roce 2016 jako první v České republice jsme spustili portál, kde si obyvatelé MČ mohou mezi sebou nabídnout své služby a dovednosti. V rámci úřadu jsme realizovali projekt na digitalizaci archivu stavebního úřadu, jehož cílem byla efektivnější archivace a předávání podkladů zákazníkům v elektronických formátech vhodných pro další zpracování. V rámci digitalizace bylo převedeno do elektronické podoby přes 1 334 583 ks dokumentů, především stavební dokumentace vztahující se k panelové výstavbě. V digitalizaci se i nadále pokračuje u nových případů a postupně se zpracovávají i další oblasti.

Plánování a zajištění zdrojů pro rozvoj strategie je běžnou činností. Konkrétní cíle jsou zároveň zahrnuty do plánů při přípravě rozpočtu. Jednotlivé rozpočty mají v sobě zahrnuty nejen akce, které budou v daném roce započaty a také ukončeny, ale také akce, jejichž realizace je rozvržena do více časových období.

Strategický plán Městské části Praha 13 na období 2018 - 2024 je implementován prostřednictvím realizace projektů Akčního plánu – tedy cílů. Implementační mechanismy jsou nastaveny tak, aby se zajistilo společné působení různých aktivit/projektů v jednotlivých opatřeních směrem ke stanoveným cílům v rámci tohoto rozvojového dokumentu. Je jmenována pracovní skupina pro strategické řízení, která pravidelně (2x do roka) aktualizuje akční plán a dohlíží na jeho plnění.

Návrhy/koncepty aktivit/projektů, které naplňují cíle strategického plánu, průběžně vznikají zejména v rámci činnosti ÚMČ (zastupitelstva a rady MČ, komisí, vedení a odborů ÚMČ, organizačních složek, příspěvkových organizací MČ aj.), dále v rámci komunitních aktivit, jako reakce na nabízené dotační tituly (kraje, státu, EU) či jinými způsoby (např. podněty občanů).  Návrhy projektů shromažďuje odbor Kancelář tajemníka a řadí je dle struktury návrhové části do Zásobníku projektů. Tyto projekty jsou pak schvalovány v pracovní skupině pro strategické řízení a dále pak navrhovány k zařazení do akčního plánu, který schvaluje RMČ. Takto schválené akce jsou pak zařazovány do plánu rozpočtu na další rozpočtové období.  

ÚMČ P13 má zaveden funkční systém reportingu a vyhodnocování (viz rozpočtová pravidla). K hodnocení výsledků organizace (ekonomická udržitelnost) a kvality činností vykonávaných městskou částí patří:

·           vyhodnocování plnění Strategického plánu včetně plnění dílčích cílů, hodnocení plnění akčních plánů,

·           systém řízení rizik jako preventivní opatření před negativními událostmi, které mohou ohrozit dosahování cílů,

·           měření kvality procesů prostřednictvím metrik, jejich pravidelné vyhodnocování,

·           systém řízení hospodaření s energiemi, environmentální aspekty,

·           periodická aktualizace vnitřních předpisů.

https://www.praha13.cz/Dulezite-dokumenty-a-rozpocet

Systematicky využíváme své zdroje – finanční, materiální i lidské. Dostupnost zdrojů (pracovníci, IT, technologické zajištění) má podstatný vliv na zajištění hladkého chodu činnosti úřadu. Tato klíčová aktiva jsou zajišťována ekonomickým odborem, personálním oddělením, odborem hospodářské správy a odborem tajemníka úřadu. Hlavní odpovědnosti jsou stanoveny organizačním řádem a vnitřními předpisy organizace.

Transparentnost označuje v činnosti ÚMČ P13 požadavek na průhledné a veřejně přístupné jednání ze strany úřadů. Řídíme se tradičním heslem pro veřejnou správu „správné a hospodárné vynakládání veřejných prostředků, s péčí řádného hospodáře“. Transparentní, čili průhledné je pro pohled to, co se nezakrývá. Odpovědnost za hospodaření vyplývá ze zákona č. 131/2000 Sb., o hl. m. Praze a celkový rozpočet je složen z následujících částí:

-       hlavní činnost dle jednotlivých odborů

-       finanční plán zdaňované činnosti včetně správcovských firem

-       příspěvkové organizace.

Rozpočet je předložen na konci daného roku a schválen Radou Městské části P13 vždy na příslušné období. Transparentnost je dokládána zveřejněním na webových stránkách. Plnění rozpočtu je hlídáno ekonomickým odborem a pravidelně projednáváno na Zastupitelstvu ÚMČ P13.

Interní a externí auditing. Provádíme samostatně interní audity a dále je každoročně kontrolováno hospodaření externím auditem. Další finanční kontroly a audity jsou prováděny MHMP a dalšími kontrolními orgány. Rovněž provádíme vlastní pravidelné dílčí kontroly či sebehodnocení organizace v rámci systémů kvality (CAF, CSR, nově zavádíme EFQM).

Rozpočet jako strategický finanční plán. Rozpočet je navržen na základě reálně očekávaných příjmů a z nich jsou odvozeny výdaje. Při tvorbě rozpočtu se přihlíží k výši dostupných volných zdrojů a současně také k udržitelnosti těchto zdrojů i do dalších období. Nedílnou součástí plánování hospodaření na delší období je rozpočtový výhled na období 5 let. Tento výhled je každý rok aktualizován a je projednáván ve FV, RMČ, ZMČ. Současně je také předkládán HMP a to včetně informace o schválení rozpočtu na daný rok.

Finanční hospodaření. Finanční hospodaření je řízeno a usměrňováno rozpočtem daného kalendářního roku, který podává ucelenou informaci o příjmech a výdajích. Rozpočet je zároveň finančním vyjádřením cílů daného roku a současně obsahuje zdroje na dosažení těchto cílů.   Při tvorbě rozpočtu se dále vychází z uzavřených závazků, z výhledu MČ, z informací o očekávaných dotačních zdrojích a současně se přihlíží k vývoji příjmů a výdajů v letech minulých. Součástí tvorby rozpočtu jsou návrhy odborů, konzultace vedené s odbory a projednávání návrhů s vedením úřadu. Dočasně volné finanční zdroje jsou zhodnocovány, a to formou konzervativní, vklady do osvědčených bankovních ústavů. Změny rozpočtu jsou v průběhu roku realizovány formou rozpočtových změn.  

Rozpočtová a finanční  transparentnost. Návrh rozpočtu prochází schvalovacím procesem, je projednáván ve FV, RMČ a ZMČ. Zveřejnění rozpočtu na  úřední desce a na internetových stránkách MČ umožňuje všem obyvatelů aktivně se zapojit do tvorby rozpočtu. Jedním z nejdůležitějších dokumentů podávající přehled o hospodaření obce je závěrečný účet NŠ, který je odrazem ročního hospodaření MČ, příspěvkových organizací a také zdaňované činnosti. Součástí tohoto dokumentu jsou i výkazy účetní závěrky a zpráva auditora o ročním přezkoumání hospodaření MČ. V průběhu roku se zpracovávají čtvrtletní rozbory hospodaření, které jsou také předkládány FV, RMČ a ZMČ. V rámci hospodaření hl. m. Prahy se pro MHMP zpracovává čtvrtletní přehled o plnění rozpočtu jako další samostatný materiál. Rozpočet a rozborové materiály podávají kompletní informaci o  vývoji  celkových  příjmů a výdajů, ale zároveň obsahují podrobné tabulky, které podávají úplnou informaci o příjmech a výdajích jednotlivých odborů. Rozpočtové změny jsou předkládány FV, schvaluje RMČ a na vědomí jsou čtvrtletně předkládány ZMČ.

Městská část nemá stanovena vlastní pravidla pro zadlužování, protože vše v dostatečné míře řeší následující právní normy, které v žádném případě neporušujeme:

a)         Zákon o pravidlech rozpočtové odpovědnosti (zákon č. 23/2017 Sb.) – par. 17 /odst. 1-5

b)         Vyhláška č. 55/2000 Sb. hl.m.  - Obecně závazná vyhláška hlavního města Prahy, kterou se vydává Statut hlavního města Prahy (par. 9, odst 2)

V roce 2009 na základě sebehodnocení podle modelu CAF jsme identifikovali zainteresované strany. Vždy při aktualizaci strategie se opětovně zabýváme zainteresovanými stranami jejich očekáváním (vliv x zájem) a následnou identifikací vhodných komunikačních nástrojů.

Očekávání zainteresovaných stran zajišťujeme pomocí nejrůznějších nástrojů (nejvíce dotazníková šetření, metodické porady a veřejná projednání, případně ankety, NOVĚ IDEATONY). I na základě provedené Stakeholders analýzy považujeme za klíčové tyto zainteresované strany:

·                  Městskou část, zastupitelstvo a starostu

·                  Zaměstnance

·                  Příspěvkové organizace, společnosti a dobrovolné spolky založené městskou částí, ve kterých máme majetkovou účast,

·                  Občany

Stanovení priorit a řízení zainteresovaných stran realizujeme na základě strategií jednotlivých odvětví, vnitřních směrnic vydaných tajemníkem a starostou, zřizovacími listinami příspěvkových organizací, zakládacími listinami, územním plánem, krizovým plánem. Veškeré klíčové dokumenty jsou pravidelně aktualizovány.

Orientace na hlavní zainteresovanou stranu - občan

Úřad provádí shromažďování a analyzování řady informací pro zajištění potřeb a očekávání zainteresovaných stran i pro zjišťování důležitých změn a přípravu na ně (např. zákonné zrušení místní příslušnosti u vydávání cestovních dokladů a výrazný dopad na činnost úřadu). Informace se shromažďují buď formou statistiky, nebo přímo od zainteresovaných stran pravidelnými průzkumy (spokojenost zaměstnanců, spokojenost zákazníků, mystery client, průzkum spokojenosti obyvatel, MMS). Shromažďované informace jsou důležitým pokladem pro analytickou i návrhovou část strategií (koncepce rozvoje, strategie MAP, politika vzdělávání, IT, atd.), ale i veřejnými projednáváními v rámci MA21.

Zapojování občanů do rozvoje služeb. Občané jsou zapojování do vývoje a rozvoje služeb možností podání návrhu nebo podnětu  a to například v rámci MA 21, sběrných boxů v atriu radnice a průzkumů spokojenosti, dotazníkových šetření a prostřednictvím některých komunikačních kanálů (e-maily, dopisy, MMS služby, TV Praha 13, facebook Šťastná třináctka). Podněty a návrhy jsou následně diskutovány a prioritiziovány k realizaci v závislosti na finančních a kapacitních možnostech městské části.

Rozvoj služeb. Úřad neustále rozvíjí služby, které poskytuje (zejména nad rámec zákona), a to na základě podnětů od občanů či pracovníků nebo v závislosti na sociodemografickém vývoji na MČ. Vývoj a inovace jsou realizovány v rámci činnosti jednotlivých odborů, komisí a výborů, MA 21. Např. na pracovišti Czech Point byla zřízena možnost získání elektronického certifikátu umožňujícího elektronický podpis. Za tuto služby byl úřad oceněn cenou ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě.

Ke zlepšování služeb úřadu používáme šetření MysteryClient.  V roce 2013 a v roce 2019 proběhlo velké šetření „Mystery client“ pro přezkoumání komunikace mezi občanem/zákazníkem a zaměstnanci radnice, na jehož základě byla vypracována analýza, ze které vzešla řada doporučení ke zlepšení a byl vypracováván „Manuál komunikace úředníka MČ Praha 13“, který byl v letošním roce na základě výsledků dalšího šetření aktualizován..

Využíváme zpětnou vazbu od zákazníků našich služeb. Provádí se pravidelná dotazníková šetření (1x ročně již od roku 2005) zaměřená na občany a současně také průběžné malé ankety spokojenosti zaměřené na zákazníky. Průzkum spokojenosti občanů byl přezkoumán a v roce 2017 byl  rozšířen o dotaz na využití služeb úřadu a spokojenost s konkrétními aspekty poskytovaných služeb. Vyhodnocují se data z vyvolávacího systému včetně čekací doby a vytíženosti jednotlivých pracovišť, vyhodnocuje se počet přístupů na úřední desku a hlášení problémů prostřednictvím MMS.

Úřad si vede podrobné statistiky všech úkonů a činností, které vykonává. Tyto statistiky jsou vedeny dle povahy agend buď přímo v k tomu určených softwarových nástrojích (vyvolávací systém, spisová služba, CzechPOINT, Ginis, atd.), nebo v samostatných databázích. Je vytvořena i celostní databáze na sdíleném serverovém disku, aby ke statistikám měli přístup všichni zaměstnanci. Data ze statistik se používají podle potřeby, například pro rozšiřování pracovišť, nebo jako podklady pro rozhodnutí vedení.

Úřad má nastaveny klíčové ukazatele výkonnosti, které jsou vedeny ve zvláštních statistických tabulkách. Patří mezi ně ukazatele finanční, hospodářské (např. spotřeba médií), spokojenost (zákazníků i zaměstnanců)

Úřad realizuje rozsáhlé dotazníkové šetření Face to Face zaměřené na vnímání radnice a její práce občany městské části. V roce 2014 byla definována základní sada dotazů, která se doplňuje o dotazy na aktuální témata. Základní sada dotazů nám umožňuje sledovat trendy. Dotazníkové šetření je finančně poměrně náročné, proto je realizováno cca 1x za 3 roky. Výsledky průzkumu z roku 2014 i 2017 ukazují spokojenost občanů, kteří ve vztahu k městské části nebo úřadu v podstatě nemají žádné výhrady a naopak chválí. V roce 2017 je tento jev ještě výraznější a procento pozitivního vnímání se ještě zvýšilo.

Městská část Praha 13 je zapojena do Benchmarkingové iniciativy 2005 a tato data využívá pro zvyšování kvality poskytovaných služeb a výkonnosti.

Úřad svou kvalitu a excelenci prokazuje dlouhodobě a působí jako jeden z etalonů ve veřejné správě. Důkazem toho je řada nejvýznamnějších ocenění kvality, včetně vítězství v Národní ceně kvality ČR v programu CAF, Excelence (EFQM) a nejnověji v oblasti CSR, kde se stal dokonce absolutním vítězem (viz příloha – „Dosažené úspěchy a ocenění“). Úřad obdržel i řadu ocenění v některých druhořadých soutěžích, jako např. „Přívětivý úřad“ nebo „Zlatý erb“, která však neuvádíme. 

Již od roku 2016 probíhá na úřadě hodnocení zaměstnanců, jejímž cílem je zhodnotit předpoklady (potenciál) zaměstnance úspěšně vykonávat příslušnou pozici a zjistit,  jak je tento potenciál využíván a dále ujasnit si ambice zaměstnance a očekávání vedoucího i samotného hodnoceného zaměstnance. Samotné hodnocení bylo již 3x aktualizováno (aktuálně jde o Nařízení tajemníka NT č. 343/2020) s cílem zjednodušit hodnocení a co nejvíce ho využít a přiblížit praxi úřadu.

Aktivity v rámci společenské odpovědnosti a udržitelnosti komunikujeme všemi dostupnými kanály.

Ke komunikování strategie, plánování a udržitelného rozvoje dochází všemi komunikačními kanály. Všechny strategické materiály jsou umístěny na webu, dochází k jejich dílčímu představování v časopisu STOP i televizi TV13. Pravidelně se konají zasedání rady MČ a zastupitelstva MČ, která jsou veřejná. Na jednotlivé oblasti jsou vytvořeny komise, v nichž jsou zastoupeny zainteresované strany. Zainteresované strany se podílejí na tvorbě a aktualizacích Strategického plánu. Pořádáme pravidelná veřejná projednávání v rámci MA21. V kontaktu s občany jsou dále využívány besedy starosty s občany, veřejná projednávání důležitých místních otázek, připomínky občanů podané prostřednictvím podatelny, schránky na podněty, internetu, zpravodaje STOP, telefonicky nebo i osobně. Zainteresované strany se zapojují i při komunitním plánování.

Problematiku udržitelného rozvoje komunikujeme pomocí několika hlavních platforem. Jednou z nejdůležitějších je edukační činnost zaměřená především na děti, která je realizována prostřednictvím odboru životního prostředí (ekodivadélko, den země, den stromů, atd.) a odboru školství (CSR do škol).

V rámci MČ zřizovaných základních škol a mateřských škol dochází nejméně jednou měsíčně k pravidelným poradám ředitelů s vedoucím odboru školství.

MČ Praha 13 obdržela v minulém roce Národní cenu České republiky za společenskou odpovědnost v kategorii veřejný sektor a následně i cenu za absolutní vítězství v Národní ceně ČR za společenskou odpovědnost.

Principy trvale udržitelného přístupu k ŽP jsou uplatňovány v rámci chodu celého úřadu. Je snaha o minimalizaci využívání tištěných dokumentů (úřad 4.0) a o maximální využívání elektronických a digitálních technologií. Strategie v oblasti IT obecně vychází z poslání a cílů ÚMČ používat technologie za účelem zvýšení produktivity úřadu, zkvalitnění služeb občanům, zefektivnění vzájemné komunikace mezi úřadem a dalšími subjekty a v neposlední řadě zlepšení celkového stavu městské části v oblasti životního prostředí, bezpečnosti a pořádku. Strategický plán IT se každoročně vyhodnocuje a na základě výsledků a nových požadavků se dynamicky přetváří a zdokonaluje.

Je definován jasný systém sdílení informací mezi vedením a odbory, odbory navzájem a jsou definovány jasné komunikační kanály.  Pro jejich zefektivnění se stále více využívají technologie pro převod listinného dokumentu jakéhokoliv obsahu do digitální podoby. Ta usnadňuje práci s nimi (manipulace, distribuce, archivace atd.), ale šetří i životní prostředí. Digitalizace je plně uplatněna na stavebním odboru, její aplikace na dalších odborech se připravuje.

Vlastní odpadové hospodářství městské části se týká budovy Radnice MČ Praha 13, kde jsou na určených místech rozmístěny nádoby na třídění papíru, plastu a skla, kam jsou i jednotlivé komodity ukládány a následně vynášeny do příslušných kontejnerů na tříděný odpad. V případě baterií je umístěn u vchodu do radnice sběrný kontejner, který je využíván nejen úřadem ale i občany MČ Praha 13. V prostorách radnice je ještě umístěn kontejner na drobný elektroodpad, který také slouží zaměstnancům i veřejnosti. Obdobný systém je praktikován i v dalších budovách v majetku městské části jako jsou školy, školky, polikliniky, kulturní a sociální zařízení, ale zde za ekologické odpadové hospodářství odpovídají jednotliví správci.

Odpadová politika je řešena pro celé hlavní město, ale městské části připomínkují jednotlivé dokumenty a vyhlášky. Městská část ovlivňuje na svém území rozmístění kontejnerů na separovaný odpad (KSO) včetně četnosti odvozů, rozmístění a harmonogram přistavování kontejnerů na velkoobjemový odpad (VOK) a bioodpad a provoz mobilních sběrných dvorů. V roce 2017 byla část MČ Praha 13 vybrána do pilotního projektu sběru bioodpadu od bytových domů. Systém byl pravidelně kontrolován pracovníky OŽP a vyhodnocován ve spolupráci se svozovou firmou, čímž byla zajištěna jeho efektivnost. V roce 2018 byl projekt ukončen s tím, že bude zaveden na celé území Prahy, ale zatím se tak nestalo. Nově bylo možno rozšířit stanoviště KSO o novou komoditu kontejnerů na kovy. Tuto možnost jsme plně využili k velké spokojenosti našich obyvatel, již několikrát jsme navyšovali četnost a snažíme se vyjednat více těchto kontejnerů. Dalšími komoditami, které městská část podporuje, jsou kontejnery na elektroodpad a použitý textil. Limitujícím faktorem pro nová stanoviště KSO jsou vhodné plochy tak, aby splňovaly možnost vývozu, bezpečnost silničního provozu a nezabíraly např. parkovací místa.

Většina obyvatel městské části se staví proaktivně k třídění odpadů a čistotě ve svém okolí, ale část obyvatel bohužel nemá problém odložit odpad mimo určená místa. Každoročně odbor životního prostředí zajišťuje svoz nepovoleného odpadu z okolí kontejnerových stání a celoplošný úklid nepovolených skládek. Aby se této situaci předcházelo, snažíme se o osvětu hlavně mezi dětmi a mládeží a podporujeme dobrovolné aktivity obyvatel, kteří mají zájem pomoci při úklidu městské části. Pravidelně MČ Praha 13 podporuje dobrovolnickou aktivitu „Ukliďme Česko“.  Již v předstihu jsou obyvatelé prostřednictvím měsíčníku Stop a webových stránek městské části informováni, že mají možnost se do této aktivity zapojit prostřednictvím odboru životního prostředí, který jednotlivým skupinám pomáhá vytipovat místa k úklidu tak, aby se jednotlivé skupiny nesešly na jedné ploše, ale hlavně, aby byla domluvena místa, kde se bude odpad shromažďovat k následnému odvozu, který také zajišťujeme.

Úřad věnuje velké úsilí stálému snižování spotřeby médií a energií a proto realizuje nejrůznější opatření - např. čištění otopné soustavy, instalace úsporného osvětlení, nebo instalace termoizolačních fólií na okna budovy. Nejnovější opatření (instalace perlátorů na vodovodní baterie a informační kampaň k šetření vodou) přinesla úsporu jen za měsíc červen (srovnání červen 2019 a červen 2020) přes 27 000 litrů vody.

Na všech budovách ve vlastnictví MČ (školy, školky, polikliniky, kulturní dům, dům sociálních služeb) byla provedena energetická opatření (zateplení, vytápění) a připravuje se provedení dalších (např. osvětlení, fotovoltaika).

Dalšími prioritami a součástí konceptu naší společenské odpovědnosti je hospodaření s energiemi (důkazem je MA 21 kategorie C). Pro vedení organizace jsou tyto nástroje prioritou a vše využíváme k pravidelnému monitoringu a měření své činnosti. A to zejména sledováním a snižování energetické náročnosti budov:

·           Budova radnice je spravována OHS. V roce 2006 jsme realizovali energetický audit, jehož výsledkem je průkaz energetické náročnosti v kategorii „B“ jako úsporná. Používáme světelné zdroje, plánujeme využití fotovoltaických panelů na střechu radnice.

·           V rámci projektu „odpovědné školy“ byly v rámci úspor energetické náročnosti budov zatepleny všechny školy a školky, odpojeny od centrálního zásobování teplem. Budovy mají vlastní ekologické kotelny, které jsou zdrojem energie. Tento projekt byl realizován z různých dotačních zdrojů.

·           V současné době v rámci snižování hospodaření s energiemi plánujeme ambiciózní projektový záměr na využití fotovoltaiky pro budovy škol a školek a radnice.

·           Dalším ukazatelem v rámci hospodaření s energiemi je spotřeba vody v budovách majetku městské části, kde jsou prováděny kontroly funkčnosti zařízení, tak aby nedocházelo ke ztrátám vzácného zdroje. Ve všech základních a mateřských školkách byly v rámci udržitelnosti nainstalován perlátory a jsou používána splachovadla na toaletách. Ta jsou samozřejmě používána i v budovách radnice a dalších objektech městské části.

Trend 21. Století představuje udržitelná mobilita. Tento aspekt máme zakotven ve Strategickém plánu rozvoje městské části Praha 13 2018-2024, ve kterém máme nastaveny cíle a opatření v oblasti dopravy a dopravní obslužnosti celého území městské části. V rámci tohoto tématu řešíme:

·           Veřejnou hromadnou dopravu a zlepšování přestupních dopravních vazeb

·           Rozvíjení nemotorové dopravy, včetně související infrastruktury a její systematické řešení

V roce 2011 si nechala MČ Praha 13 vypracovat dokument „Analýza dopravy v klidu na vybraném území MČ Praha 13“. Analýza dopravy v klidu definuje zavedení zón placeného stání v okolí stanic metra Nové Butovice, Hůrka, Lužiny, Luka a Stodůlky. Byl proveden průzkum a on-line anketa, kde občané Prahy 13 dostali možnost vyjádřit se k zavedení zón placeného stání. Obyvatelé zavedení systému zón placeného stání odmítli. S ohledem na vzrůstající počet parkujících vozidel a ubývajících parkovacích stání pro rezidenty je tento záměr sledován v součinnosti se zaváděním a rozšiřováním zón placeného stání okolními městskými částmi.

Naším cílem je motivovat a být příkladem pro ostatní, proto vlastníme a využíváme v rámci naší činnosti elektrokola a elektromobily. Byli jsme první městskou částí, která do svého vozového parku již v roce 2010 zařadila elektromobil.

Úřad komunikuje především prostřednictvím oddělení tisku a informací spadá pod odbor - kancelář starosty a řídí externí komunikaci úřadu směrem k veřejnosti, tiskovým agenturám a sdělovacím prostředkům. Oddělení tisku klade základy využití moderních komunikačních technologií a práce s informacemi pro veřejnost s důrazem na elektronická média (webové stránky, včetně anglické verze, facebookové stránky). Dále byl zpracován nový Manuál jednotného vizuálního stylu s využitím nových grafických prvků pro označení movitého i nemovitého majetku kraje, které doplňují stále platné logo veřejnoprávní organizace. Nové grafické prvky jsou využívány při prezentacích nově pořízeného i rekonstruovaného majetku a také jako doprovodný znak všech městskou částí přímo organizovaných nebo plně či částečně dotovaných aktivit.

Do povědomí občanské veřejnosti i tuzemských a zahraničních organizací i podnikatelské sféry se tak daří zakotvit informace o poslání a krocích městské části a jejího úřadu.

ÚMČ komunikuje a informuje občany/zákazníky elektronickou formou. Zavedla interaktivní elektronickou úřední desku a na území MČ rozmístila internetové kiosky s přímým vstupem na webové stránky úřadu nebo na úřední desku.

Při vydávání dokladů – občanského průkazu a cestovního pasu – je občanům přístupná Informace o datu vyhotovení nového občanského průkazu a cestovního pasu na webových stránkách ÚMČ 13 a je zasílána přímo pomocí SMS. Všechny elektronické adresy jednotlivých zaměstnanců úřadu a členů samosprávy jsou zveřejněny na webových stránkách. Pro občana/zákazníka je k dispozici elektronická podatelna, pracovníci jsou vybaveni elektronickým podpisem.

V roce 2015 byla vytvořena speciální aplikace pro mobilní telefony „Praha 13 v mobilu“, která má velkou řadu užitečných funkcionalit v souladu s moderními trendy. Nejoblíbenější je hlášení problému a podnětů pomocí MMS. Úřad denně přijme 3-4 hlášení, která vyřizuje a o vyřízení průběžně informuje. Aplikace je velmi populární a má již přes 3200 stažení.

Úřad se prezentuje znakem MČ Prahy 13, zeleným štítem, ve kterém je stříbrná kvádrová zeď a nad ní zlatá mušle. Znak je možno vidět na hlavičkovém papíru, jmenovkách zaměstnanců úřadu, na tabulkách u dveří atd. V rámci strategického plánu byl vytvořen grafický manuál, který čeká na schválení. Manuál obsahuje jednotlivé složky programu pro vizuální identitu Prahy 13, definuje normy jejího grafického designu a ukazuje aplikaci těchto složek. Součástí vizuálního stylu je také definování primárního a alternativních písem. Manuál kodifikuje základní merkantilní tiskoviny jako je vizitka, hlavičkový papír, vzory pro prezentace a dopisní vzory.

Webové stránky představují hlavní komunikační médium poskytující veškeré informace o službách a o životě městské části. Kromě záležitostí úřadu obsahuje web údaje o městské části, personální složení a rozhodnutí samosprávy, přehledy kulturních akcí, kontakty na místní spolky a další informace. Web také využívá kvalitní interaktivní mapu Prahy společnosti 2GIS s efektivním vyhledáváním objektů a tras. MČ Praha 13 spustila na konci roku 2016 novou verzi svých oficiálních webových stránek. Cílem bylo vytvořit moderní, přehledný a uživatelsky příjemný web, který je vytvořen v responzivním designu a který obsahuje i verzi pro mobilní zařízení.

V rámci interní komunikace jsou využívány zejména tyto formy komunikace a sdílení informací:

·       systém porad (porady ředitele s vedoucími odborů, porady vedoucích odborů s vedoucími oddělení, porady vedoucích oddělení se zaměstnanci zařazenými do oddělení),

·       zveřejňování zápisů z porad ředitele s vedoucími odborů na intranetu,

·       workshopy se zaměstnanci pořádané k vybraným aktivitám,

·       e-learningové prezentace pro zvyšování informovanosti zaměstnanců,

·       intranet,

·       sdílené složky a cloudy pro sdílení informací, pracovních podkladů apod.,

·       sdílení dobré praxe kdy si odbory samy mezi sebou sdílí způsoby praktického přístupu k některým činnostem, apod.

Řízení vztahů se zákazníky Vztahy se zákazníky jsou řízeny a průběžně aktualizovány. Je zpracováno nařízení tajemníka č. 251/2014 "Pravidla pro komunikaci zaměstnanců ÚMČ Praha 13 s občany/zákazníky". Řízení vztahů se liší dle jednotlivých případů (občan, příspěvková organizace, právnická osoba). Jednotlivé případy řeší konkrétní pracovníci dle rozdělení agend nebo lokalit. Vždy je zajištěna zastupitelnost.

Městská část Praha 13 pravidelně v rámci místní Agendy 21 realizuje Veřejná projednávání a Veřejná fóra.

Témata Veřejných projednání jsou volena dle aktuálních požadavků nebo vniklých potřeb, naléhavosti nebo dle aktuální situace.

Počet Veřejných projednávání se v daném roku může měnit, minimálně se realizují 2 x / rok.

Veřejná fóra mají jasně definovanou formu a jsou realizována minimálně 1x / 2 roky, snažíme se však tyto akce realizovat pro veřejnost 1x  za rok. Veřejná fóra mají předem staveny okruhy :

✔️rozvoj městské části

✔️životní prostředí 

✔️doprava a bezpečnost

✔️místní ekonomika a podnikání

✔️vzdělávání, školství a kultura

✔️zdravotnictví a sociální oblast

✔️stůl mladých.

Samostatná témata a seznam 10 P ( deseti priorit občanů) vznikají volbou na samotné akci. Výběr 10 P je ověřován anketou mezi širokou veřejnost. 

MČ Praha 13 zveřejňuje každoročně výroční zprávu o využití zákona 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. Výroční zpráva o činnosti MČ není zpracována, je však každoročně zpracováván a zveřejňován závěrečný účet, rozpočet, rozbor hospodaření a střednědobý výhled rozpočtu.

https://www.praha13.cz/Dulezite-dokumenty-a-rozpocet

Školy a školská zařízení výroční zprávy zpracovávají v souladu se školským zákonem.

Řešení stížností Kontrolním odborem je vedena centrální evidence stížností. Vyřizování stížností se řídí přijatými Pravidly pro přijímání petic a stížností (Směrnice starosty č. 1/2016 Pravidla pro přijímání petic, stížností, oznámení, podnětů a vyřizování podání na možná korupční jednání, podaných orgánům městské části Praha 13). Stížnosti jsou řešeny podle problematiky jednotlivými příslušnými odbory dle požadavků OKR. Dle důležitosti jsou dále projednávány na poradách vedení, na poradách vedoucích odborů, v Radě MČ a v příslušných výborech ZMČ. Podněty vzešlé z rozboru stížností jsou využity ke zlepšení práce jednotlivých odborů.

Hlášení problémů a podnětů – MMS. Městská část nabízí občanům možnost upozornit úřad pomocí zprávy MMS nebo e-mailu na aktuální problém v úklidu či pořádku na území Prahy 13 a poté sledovat na webových stránkách, jakým způsobem je podnět vyřízen. Systém je implementován v rámci mobilní aplikace Praha 13 v mobilu a je velmi využíván (https://www.praha13.cz/MMS-hlaseni-problemu )

Transparentnost, jako jedna ze strategických hodnot, označujeme v činnosti našeho úřadu jako požadavek na průhledné, včasné a veřejně přístupné jednání a zveřejňování informací ze strany úřadu. Řídíme se tradičním heslem pro veřejnou správu „správné a hospodárné vynakládání veřejných prostředků, s péčí řádného hospodáře“. Odpovědnost za hospodaření vyplývá ze zákona č . 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze. Celkový rozpočet je složen z hlavních činností dle jednotlivých odvětví včetně příspěvkových organizací a vztahu k příjemcům veřejné finanční podpory.

Rozpočtový střednědobý výhled máme zpracovaný na období 2020-2024. Rozpočet je předložen na konci daného roku a orgánům městské části ke schválení vždy na příslušné období. Transparentnost je dokládána zveřejňováním na webových stránkách městské části tzv. http://rozpocet.praha13.cz/. Plnění rozpočtu je pod dohledem odboru financí a pravidelně projednáváno v rámci zastupitelstva a Rady městské části. Po skončení kalendářního roku se údaje o ročním hospodaření souhrnně zpracovávají do závěrečného účtu obsahující údaje o plnění rozpočtu příjmů a výdajů v plném členění podle rozpočtové skladby, údaje o hospodaření s majetkem a o dalších finančních operací, včetně tvorby a použití ESF v tak podrobném členění a obsahu, aby bylo možné zhodnotit finanční hospodaření městské části a jím zřízených nebo založených organizací. Součástí závěrečného účtu je vyúčtování finančních vztahů ke státnímu rozpočtu, rozpočtu MHMP, státním fondům a jiným rozpočtům a k hospodaření dalších osob.

Provádíme samostatně interní audity a dále je hospodaření každoročně kontrolováno externím auditem. Další finanční kontroly a audity jsou prováděny ze strany MHMP a dalšími kontrolními orgány. Rovněž provádíme vlastní pravidelné dílčí kontroly a sebehodnotíme se v rámci systémů managementu řízení.

Dále zveřejňujeme veškeré informace o své činnosti v rámci povinně zveřejňovaných informací, pravidelných zpráv o činnosti, výročních zprávách a poskytování informací na základě zákona 106, zveřejňování rozpočtu a všech smluv a objednávek nad 50 tisíc v registru smluv a všech veřejných zakázek.

V rámci vnitřního systému pravidelně vydáváme a aktualizujeme normy (nařízení tajemníka) a to v souladu s legislativou, vnějším a vnitřním prostředím. K revizi, kontrole a změnám dochází 1x/rok.

Zpřístupňování informací MČ Praha 13 realizuje projekt "Otevřený a komunikující úřad MČ Praha 13",  jeho cílem je zlepšit komunikaci s uživateli služeb úřadu a zavedení možnosti zpětné vazby. Kromě vlastní budovy radnice jsou informační kiosky umožňující přístup na webové stránky MČ rozmístěny i v dalších veřejných budovách Prahy 13, jako jsou polikliniky a KD Mlejn. Od roku 2014 funguje elektronická úřední deska, která je přístupná u vchodu do radnice nepřetržitě.

Protikorupční jednání je též zabezpečeno systémem veřejných zakázek, který je dále upravován vnitřními normami. Zadavatel postupuje při zadávání veřejných zakázek v souladu se zásadami transparentnosti a přiměřenosti a ve vztahu k dodavatelům dodržuje zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace. Při zadávání veřejných zakázek MČ dodržuje pravidla a postupy stanovené ZZVZ (např. při určení druhu zadávacího řízení podle zákonných finančních limitů, lhůty). V souladu s ust. 4 odst. 1 písm. d) ZZVZ  a § 18 odst. 1 písm. f) a § 94 odst. 1 a 3 zák.č. 131/2000 Sb., o hl. m. Praze je rozhodování o veřejných zakázkách v kompetenci rady MČ. RMČ rozhoduje o vyhlášení veřejné zakázky, včetně schválení zadávacích podmínek na základě návrhu příslušného vedoucího odboru. Dále rozhoduje o vyloučení účastníka ze zadávacího řízení a o výběru nejvhodnější nabídky na základě doporučení hodnotící komise, kterou jmenuje pro plnění jednotlivých úkolů v průběhu zadávacího řízení (např. otevírání obálek s nabídkami, posouzení splnění zadávacích podmínek vč. kvalifikace a následně i hodnocení nabídek).   Předmětná Směrnice starosty upravuje zejména postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, u jejichž zadávání se nepostupuje podle ZZVZ a  které jsou svěřeny do kompetence příslušných vedoucích odborů. Informace (zadávací postup) a usnesení k veřejným zakázkám lze najít zejména na profilu zadavatele, na internetových stránkách MČ a ve Věstníku veřejných zakázek.

Systém protikorupčních opatření je popsán v interní směrnici -  Směrnice starosty č. 1/2016 Pravidla pro přijímání petic, stížností, oznámení, podnětů a vyřizování podání na možná korupční jednání, podaných orgánům městské části Praha 13.

Kromě Etického kodexu (vydán Nařízením tajemníka č. 114/2003) má úřad i Pravidla pro komunikaci zaměstnanců ÚMČ s občany/zákazníky (Nařízení tajemníka č. 346/2020 - jde o aktualizaci NT č. 251/2014). Toto nařízení tajemníka obsahuje Manuál komunikace se zákazníkem Úřadu městské části Praha 13 v členění na osobní, telefonickou, e-mailovou a písemnou komunikaci a řeší především vystupování zaměstnanců úřadu vůči veřejnosti.

K rychlé a efektivní komunikaci s občany je určena mobilní aplikace „Praha 13 v mobilu“ pro občany i návštěvníky Prahy 13, ve které je obyvatelům k dispozici aktuální přehled akcí pořádaných na území městské části Praha 13, aktuality, úřední deska, možnost objednání na vybrané přepážky Úřadu městské části Praha 13, informace o tom, jak postupovat v konkrétních životních situacích a jak si co vyřídit a mnoho dalšího.

Dále Praha 13 vydává měsíčně „STOP“ - Zpravodaj městské části Praha 13 s informacemi o aktuálním dění. Občané mohou sledovat informace na facebookovém profilu „Šťastná třináctka“, na kanálu You Tube a Instagramu. Mohou také sledovat pořad regionální televize TV13 a to jak prostřednictvím televizorů, tak internetu.

V roce 2009 na základě sebehodnocení podle Modelu CAF jsme identifikovali všechny naše zainteresované strany. Vždy při aktualizaci strategie se opětovně zabýváme zainteresovanými stranami jejich očekáváním (vliv x zájem) a následnou identifikací komunikačních nástrojů, které daná zainteresovaná strana používá, nebo očekává komunikaci jejich prostřednictvím. Tuto komunikaci dělíme na:

·                přímou (osobní jednání, telefonické hovory, videohovory, workshopy, metodické porady, semináře a konzultace pořádané úřadem, návštěvy zástupců úřadu v příspěvkových organizacích)

·                nepřímou (webové stránky, pošta v listinné podobě,  elektronická pošta, datové schránky, cloudová řešení, pošta v listinné podobě, webové stránky kraje, dotazníková šetření, výroční zprávy, zpracovaná metodika a metodické dokumenty, Sevice Desk, FB, Instagram, Mobilní aplikace, časopis STOP)

Spolupráce partnerů a zainteresovaných stran je zajištěna přímými vztahy na všech úrovních a všichni zaměstnanci jsou povzbuzovaní, aby jednali na základě etických kodexů a procesů v organizaci. Máme nastaven systém spolupráce v sociální a kulturní oblasti, v oblasti životního prostředí, sportu nebo volného času. Mezi naše klíčové partnery patří základní a mateřské školy a další příspěvkové organizace, neziskové společnosti, firmy a instituce veřejné správy. Městská část každoročně vypisuje, přiděluje a vyhodnocuje granty ve zmíněných oblastech. Naše příspěvkové organizace řídíme na základě CSR přístupů (ekonomického, sociálního a environmentálního). V roce 2018 jsme ve spolupráci s Českou společností pro jakost, společností ROSSMANN, spol. s r.o. realizovali projekt „CSR do škol“ a tak principy CSR a udržitelného rozvoje dále šířili.

Mezi naše nejvýznamnější partnery patří dodavatelé. Evidence dodavatelů je vedena v účetním systému GINIS. Dodavatelé jsou řízeni na základě vnitřních směrnic. Zpětné vazby získáváme průběžně během spolupráce. Vyhodnocení spolupráce s klíčovými dodavateli probíhá na poradách vedoucích odborů s tajemníkem.

MČ Praha 13 řídí své vztahy se svými strategickými partnery. Charakter vztahů a odpovědnost jednotlivých odborů za tyto vztahy byly detailně definovány v sebehodnotící zprávě CAF 2009. Máme nastaven systém spolupráce v sociální a kulturní oblasti, v oblasti životního prostředí, sportu nebo volného času. Mezi naše partnery patří základní a mateřské školy a další příspěvkové organizace, neziskové společnosti, firmy a instituce veřejné správy. Městská část každoročně vypisuje, přiděluje a vyhodnocuje granty ve zmíněných oblastech.

Zásadními partnery MČ Praha 13 jsou její příspěvkové organizace, kterými jsou základní a mateřské školy, Dům dětí a mládeže, Středisko sociálních služeb Prahy 13 a Kulturní dům Mlejn. Počet příspěvkových organizací mírně roste. Flexibilně reagujeme především na rostoucí poptávku po místech ve třídách mateřských škol. Právě oblast školství má ve financování prioritu a stabilně do školství míří nejvíce finančních prostředků.

ÚMČ dlouhodobě pracuje se systémem dotazníkového šetření spokojenosti zaměstnanců (od roku 2007). Témata zahrnují následující: obecnou spokojenost a dále osobní spokojenost zaměstnanců, jejich motivaci, loajálnost, osobní rozvoj, mzdu, benefity a pracovní podmínky. Výsledky z průzkumu jsou komunikovány napříč úřadem. Zaměstnance zapojujeme do personální strategie i dalšími anketami, zpětná vazba je pro nás silným nástrojem ke stanovování personálních strategií (např. anketa k poskytování benefitů ze SFZ, anketa k nově zavedenému systému hodnocení zaměstnanců, zpětná vazba ke vzdělávání).

Trvale usilujeme o dosažení lepšího souladu s požadavky a přáními našich občanů. Jako součást naší cesty k excelenci jsme upravili náš proces zjišťování zpětné vazby a spokojenosti zákazníků. Realizovaný průzkum (2014 a 2017) face-to-face mezi obyvateli městské části, který byl zaměřen na vnímanou kvalitu života, potřeby a očekávání občanů. Šetření proběhla v roce 2014 a 2017 na vzorku 1366, respektive 1311 respondentů a byla provedena ze základního souboru obyvatelstva Prahy 13 staršího 15 let na základě předem určených kvót, které zohledňují rozložení obyvatelstva v jednotlivých oblastech. Data ukazují velmi vysokou spokojenost s životem na Praze 13. Nespokojenost vyjadřuje dlouhodobě méně než 5% obyvatel. Výsledky průzkumu lze segmentovat.

Dalším typem dotazníkového šetření je pravidelný průzkum spokojenosti zákazníků při odchodu z úřadu po vyřízení své úřední záležitosti. Tento průzkum probíhá pravidelně jednou ročně již od roku 2009. Dotazník byl na základě přezkoumání několikrát upraven, aby byl co nejpřehlednější a nejjednodušší a abychom tak podpořili jeho návratnost. Výsledky průzkumu lze segmentovat.

·            Společná setkání se seniory, výlety apod.

·            Dny pěstounství

·            Den pro rodiny s dětmi

·            Akce ve spolupráci s dětským centrem Ptáčkov

·            Další akce 

Odbor životního prostředí získává zpětnou vazbu pro svoji činnost v rámci Agendy MA 21 při veřejných projednáních jednotlivých záměrů a při veřejných fórech. Dále v rámci dotazníkových šetření a z poznatků od obyvatel prostřednictvím aplikace mms. Veškerá relevantní upozornění jsou zapracovávána do jednotlivých agend a jsou využívána při tvorbě plánů péče a při přípravě investičních akcí odboru.

S výsledky průzkumů jsou seznamováni zastupitelé i občané pomocí časopisu STOP (měsíční zpravodaj městské části), kde dochází k prezentaci.

(https://www.praha13.cz/file/6no1/STOP-zari-2019.pdf)

Trvale usilujeme o dosažení lepšího souladu s požadavky a přáními našich občanů. Jako součást naší cesty k excelenci jsme upravili náš proces zjišťování zpětné vazby a spokojenosti zákazníků. Realizovaný průzkum (2014 a 2017) face-to-face mezi obyvateli městské části, který byl zaměřen na vnímanou kvalitu života, potřeby a očekávání občanů. Šetření proběhla v roce 2014 a 2017 na vzorku 1366, respektive 1311 respondentů a byla provedena ze základního souboru obyvatelstva Prahy 13 staršího 15 let na základě předem určených kvót, které zohledňují rozložení obyvatelstva v jednotlivých oblastech. Data ukazují velmi vysokou spokojenost s životem na Praze 13. Nespokojenost vyjadřuje dlouhodobě méně než 5% obyvatel. Dotazníkové šetření je finančně poměrně náročné, proto je realizováno cca 1x za 3 roky.

V roce 2019 byl realizovaný průzkum názorů obyvatel na zavedení parkovacích zón. Do tohoto průzkumu byly přidány otázky ke zjištění trendu spokojenosti a tím jsme získali tři hodnoty v řadě (2014, 2017, 2019) 

Druhým typem dotazníkového šetření je pravidelný průzkum spokojenosti zákazníků při odchodu z úřadu po vyřízení své úřední záležitosti. Tento průzkum probíhá pravidelně jednou ročně již od roku 2009. Dotazník byl na základě přezkoumání několikrát upraven, aby byl co nejpřehlednější a nejjednodušší a abychom tak podpořili jeho návratnost. 

Analýza výsledků je provedena vždy,  je součástí vyhodnocení a zejména manažerského shrnutí.

Negativního trendu se nám ještě nepodařilo dosáhnout. 

Zcela přirozeně se přijímají opatření, na základě provedení šetření. Velký průzkum spokojenosti obyvatel v roce 2014 byl podkladem pro aktualizaci Strategie MČ P13, průzkum spokojenosti v roce 2017 pak byl úplným základem pro tvorbu nového Strategického plánu MČ Praha 13 a navržené cíle a opatření z něho přímo vychází. (viz https://www.praha13.cz/file/vSm1/Strategicky-plan-mestske-casti-Praha-13-na-obdobi-2018-2024.pdf )