V roce 2016 městský obvod Slezská Ostrava zadal Interdisciplinárnímu ústavu při Slezské Univerzitě zpracování strategického plánu. Vznikal na základě dat a metodik postupných v příslušné době (např. územně-analytických podkladů, statistik ČSÚ a dotazníkového šetření organizovaného zhotovitelem), což bohužel znamená, že se nemohl důsledně řídit nyní nadřazeným plánem FajnOva (strategický plán statutárního města Ostravy, který vznikal v téže době a vydán byl s lehkým zpožděním za strategickým dokumentem obvodu).

Tento (nyní stále platný) strategický plán obsahoval i vlastní metodiku analýzy a hodnocení pokroků pomocí tzv. výročních monitorovacích zpráv. Poslední monitorovací zpráva z roku 2019 objevila stále se rozšiřující rozpor mezi metodikou a nástroji tohoto dokumentu a metodikou respektive nástroji používanými statutárním městem Ostrava, které vychází z FajnOva. Vzhledem k tomu, že strategický plán Fajnova je nadřazený, aktuálnější a provázaný s nástroji pro evidenci projektů (software Be-Plan), ve kterém se následně tvoří kapitálové rozpočty, řídí se městský obvod především jím. Bohužel, většina indikátorů je vztažena na území celé Ostravy (tzn., víme, jak se změnila hodnota pro celé město, ale není možné zjistit změnu jen v rámci obvodu), nikoliv jednotlivých obvodů. 

Aktualizace akčního plánu FajnOva předpokládá několikastupňový proces, kdy si nejprve obvod aktualizuje svůj zásobník projektů a následně ty prioritní navrhne při aktualizaci akčního plánu městu (v případě FajnOva proběhlo v říjnu 2019). Odbor řízení a strategie magistrátu vybere strategické projekty k zařazení a z nich ještě vybere prioritní, tzv. vlajkové projekty. Tato hierarchie projektů (1, vlajkové projekty; 2 strategické projekty města; 3, strategické projekty obvodu; 4, ostatní projekty v zásobníku obvodu) hrají roli při tvorbě kapitálového rozpočtu a výši spolufinancování ze strany města. 

Aktualizovaný plán městského obvodu bude podřízený plánu FajnOva, termíny i způsob aktualizace budou podřízeny již fungujícímu systému. Přínos nového dokumentu bude v detailnějším rozpracování strategií na úrovni obvodu – např. zavedením indikátorů, které můžeme reálně sledovat (ČSU většinu dat nestrukturuje na úroveň obvodu), přehledném vedení akčních plánů obvodu a aktualizace zásobníku projektů (viz odpověď 1.1.6). Dalším cílem je hlídání propojení s jednotlivými strategickými dokumenty města i vypsanými dotačními tituly. Není reálné, aby projektový manažer, jehož prací je realizace konkrétních investičních akcí, do detailu znal všechny strategické dokumenty nadřazených institucí. Proto považujeme za důležité mít systém/akční plán městského obvodu, který tato propojení sleduje a kde lidé, kterým jsou projekty v průběhu roku přidělovány, najdou, co je u jaké investice třeba hlídat, jaké parametry splnit, v jakém dokumentu je mají hledat apod.. 

Jedním z nástrojů aktualizace jsou i audity udržitelného rozvoje. Data nasbíraná v rámci provádění auditů budou sloužit jako podklad ke zhodnocení stavu v obvodu i pro pozdější evaluaci pokroků. Tvorba nového strategického plánu proběhne ve spolupráci s místní technickou univerzitou a jedním z požadavků bude přímé navázání na strategický plán FajnOva jakož i způsob evidence a evaluace projektů, které na popud magistrátu úřad městského obvodu začlenil do své práce již v minulých letech

Nyní platný strategický plán (monitorovací zpráva přiložena ve formě PDF)

Zásadními dokumenty, na které bude nový strategický plán reagovat, jsou:

• Strategický plán MS kraje 
• Strategický plán, akční plán a indikátory SMO FajnOva 
• Monitoring a indikátory akčního plánu SM Ostrava
• GIS podklady statutárního města Ostrava 
• Územně-analytické podklady 
• Metodika tvorby programu rozvoje obce MMR 
• Metodiky MA21 
• Data nasbíraná v rámci auditů udržitelného rozvoje
• Územní plán, regulativa 
• Zpracované územní studie v oblasti obvodu

Další strategické dokumenty města Ostravy:

• Adaptační strategie statutárního města Ostravy na dopady a rizika vyplývající ze změny klimatu
• Integrovaný plán mobility Ostrava 
• Koncepce rozvoje cyklistické dopravy v Ostravě
• Studie provozování systému parkování a odstavování vozidel v Ostravě
• Strategie prevence kriminality 
  
• Koncepce rozvoje kultury  
• Strategie území správního obvodu ORP Ostrava 
• Strategický plán sociálního začleňování 
• Strategický plán města Ostravy pro sport na období 2017 – 2025 

Ano, městský obvod v otázce plánování svých investic a chodu se již z povahy povinností daných zákonem o obcích musí snažit chovat jako řádný hospodář, což pokrývá i požadavky na udržitelný rozvoj.

Za oblast ekonomické udržitelnosti respektive hospodaření se zdroji zodpovídá odbor financí. Propojení s politickým vedením zajišťuje přímý dohled jednoho z místostarostů. Finanční zdraví celého systému je tak pod drobnohledem interní kontroly v oddělení, skrz vybraného politika i Rady a Zastupitelstva, dále zde probíhají nezávislé audity a v neposlední řadě je zavedena řada opatření zvyšující transparentnost úřadu jako např. „rozklikávací rozpočet“. Hospodaření úřadu tak mohou kontrolovat i sami občané.

Ve věci participace občanů postupuje městský obvod Slezská Ostrava velmi proaktivně, vedle dotazníkových šetření umožňující širokou účast veřejnosti pořádá také pravidelná setkání v jednotlivých částech obvodu, kde se mohou k tématům rozvoje a investic vyjadřovat i občané, kteří by mohli mít s moderními technologiemi problém. Ze strany občanů tak dochází jak ke kontrole hospodaření, ale i relevantnosti investic a nařízení.

Investice, aktivity, veřejné služby atd. jsou plánovány v rámci přípravy rozpočtu městského obvodu, jeho příspěvkových organizací, ale i rozpočtu celého statutárního města Ostrava. Většina zásadních investic probíhá za spoluúčasti statutárního města a to o své pomoci rozhoduje zpravidla na základě kritérií vycházející ze strategických dokumentů. Stejně tak šance dosáhnout na dotační tituly kraje, státu, EU či Norských fondů je zpravidla podmíněná souladem s jejich strategiemi, které se o udržitelný rozvoj opírají. Jednotlivé odbory již při plánech financování své agendy berou v potaz výše zmíněné požadavky a se strategickými dokumenty obsahujícími požadavky na udržitelný rozvoj pracují. Jak už bylo popsáno v odpovědi na návodnou otázku č. 1.1.1., strategické dokumenty statutárního města Ostrava se zaměřují na udržitelný rozvoj jak v oblasti sociální (vzdělání, inkluze, bydlení, sociální problematika), ekonomické (důsledné plánování, vedení staveb v centrální aplikaci Beplan umožňující kontrolu časových i finančních harmonogramů), tak environmentální (např. již zmíněná adaptační strategie včetně fondu, ze kterého lze čerpat na tyto investice).

Tvorbu územně plánovací dokumentace má na starosti magistrát statutárního města Ostrava. Tzn. součinnost je zajišťována spoluprací mezi oddělením územního plánování magistrátu a oddělením strategií na témže úřadě. Městský obvod má možnost zasahovat do tvorby/aktualizací těchto dokumentů formou komentářů a připomínek. Komentář probíhá ze strany vedení obvodu, poradních komisí, odboru územního plánování a stavebního řádu i odboru investic a strategického rozvoje.

Aplikaci územně plánovací dokumentace na chod městského obvodu má v gesci odbor územního plánu a stavebního řádu. Tento úsek také v souladu s platnou legislativou povoluje stavby v rámci městského obvodu. K územně plánovací dokumentaci je pochopitelně přihlíženo i při plánování investiční činnosti, dotačních žádostí a tvorbě strategických materiálů městského obvodu.

Provázanost strategického plánu statutárního města se strategickým plánem městského obvodu Slezského Ostrava byla popsána v návodné otázce č. 1.1.1.

Opatření, respektive plány jak reagovat v krizových situacích jsou připravovány ve spolupráci se statutárním městem Ostrava a Hasičským záchranným sborem Moravskoslezského kraje. Výstupem těchto jednání a příprav je tzv. krizový plán obce. Ochrana informací obsažených v krizovém plánu obce s rozšířenou působností vyžaduje, aby byly určeny jen osobám, které působí v krizovém řízení. Veškeré údaje v plánu podléhají zvláštnímu režimu zacházení v kategorii neveřejných dokumentů.

Z těchto dokumentů tak můžeme poskytnout k nahlédnutí jen Povodňový plán Slezské Ostravy (viz přiložené PDF). Jedná se o nyní platnou verzi, která ale prochází plánovanou aktualizací. Bude tedy během roku nahrazen novou verzí. Pro případ ohrožení povodněmi má městský obvod vytvořenu povodňovou komisi (https://slezska.ostrava.cz/cs/radnice/organy-samospravy/rada/komise-rady-1/komise-povodnova ) složenou z politického i úřednického vedení obvodu a dalších zainteresovaných osob (velitelé jednotek sboru dobrovolných hasičů, velitel městské policie, velitel obvodního oddělení Policie ČR, ředitel technických služeb apod.). Tajemníkem komise je referent agendy investiční výstavby a pro zajištění ochrany obyvatelstva a krizové řízení, který kromě této agendy zajišťuje i další kontakt se záchrannými sbory.

Výše zmíněné plány jsou v souladu s ostatními strategickými dokumenty města a jejich aplikace je integrována do chodu/struktury úřadu. Vedle krizových stavů se v otázce zmíněná témata dotýkají i dalších investic a aktivit. Např. již zmíněná adaptační strategie a na ní navázaný fond, ze kterého se městskému obvodu Slezská Ostrava podařilo získat finance na některé z projektů v oblasti zeleně. Nebo strategie řešící sociální oblast a školství. Významná je též spolupráce se sbory dobrovolných hasičů, které obvod jednak podporuje v oblasti hasičských jednotek (jichž je obvod zřizovatelem), ale i nákladnějších investic do zázemí a vybavení. V minulých letech se kontinuálně pracovalo na rekonstrukcích hasičských zbrojnic. Zbrojnice Muglinov byla vzhledem k velikosti staré budovy rovnou konvertována do výstavby nového objektu. Zbrojnice v Kunčičkách, Koblově a Antošovicích prošly v minulých letech zásadními rekonstrukcemi. Poslední nezrekonstruovanou zbrojnicí je zbrojnice v Heřmanicích, u níž je v přípravě projektová dokumentace na rekonstrukci a přístavbu. 

Pro zlepšení kvality vzdělávání v sektoru základních a mateřských škol pracuje obvod se strategickým dokumentem Místního akčního plánu v oblasti vzdělávání ORP Ostrava (MAP), který je prioritně zaměřen na rozvoj kvalitního a inkluzivního vzdělávání dětí a žáků do 15 let. Statutární město Ostrava – městský obvod Slezská Ostrava je zřizovatelem 4 základních škol a 4 mateřských škol. Úřad průběžně monitoruje a vyhodnocuje činnost škol a, kapacity jsou průběžně přizpůsobovány potřebám.

Pravidelnou optimalizací prochází sociální služby poskytované městským obvodem (pečovatelská služba, terénní pečovatelská služba, odlehčovací pobytová služba, azylový dům, vstupní byty). Indikátorem je zde zejména počet klientů jednotlivých služeb ve vztahu k počtu zaměstnanců zabezpečujících danou službu. Systém poskytování sociálních služeb je navíc řízen velmi efektivně, neboť je součástí přímo úřadu městského obvodu a není poskytován samostatnou příspěvkovou organizací. To městskému obvodu přináší značné úspory na provozních výdajích (např. platech managementu příspěvkové organizace apod.).

Technické služby, a.s. Slezská Ostrava byly městským obvodem založeny jako akciová společnost. Už z podstaty tohoto typu obchodní společnosti je zřejmé, že musí fungovat značně efektivně. Za téměř 30 let existence tak tato společnost neobdržela ani jednou provozní dotaci od městského obvodu či statutárního města Ostravy. Mimo zakázek od městského obvodu (zadávaných in-house i prostřednictvím zadávacích řízení) se účastní i běžné hospodářské soutěže. 

Používané strategické dokumenty a metodiky viz otázka 1.1.1.

Příklad č. 1: Optimalizace počtu sociálních služeb a forem poskytované péče  na území městského obvodu Slezská Ostrava

• aktivní účast zástupců městského obvodu Slezská Ostrava na komunitním plánování sociálních služeb Statutárního města Ostravy
• mapování potřebnosti jednotlivých forem služeb sociální péče a sociální prevence na území městského obvodu Slezská Ostrava dle jednotlivých cílových skupin a aktuální problematiky na území obvodu 
• aktivní spolupráce městského obvodu Slezská Ostrava s poskytovateli sociálních služeb neziskového sektoru 

Příklad č. 2: Optimalizace počtu pracovníků oddělení sociálních služeb podílejících se na provozu služeb  

• Nastavení optimálního počtu zaměstnanců pečovatelské služby, odlehčovací pobytové služby a azylového domu  v návaznosti na počet uživatelů služeb a četnosti poskytovaných úkonů 
• sjednávání dohod o provedení práce
• úpravy rozvrhu směn pracovníků odlehčovací pobytové služby dle aktivního počtu  uživatelů a jejich závislosti na poskytované péči
• efektivní využití dělených úvazků pracovníků v sociálních službách podílejících se na činnosti odlehčovací pobytové a pečovatelské služby v praxi
• podpora efektivního navyšování  počtu pracovníků terénní pečovatelské služby dle aktuální poptávky cílové skupiny služeb atd..

Příklad č. 3: Efektivní a úsporné řízení sociálních služeb směřující k úspoře mzdových a provozních nákladů sociálních služeb   

• Využívání právních služeb a poradenství právního odboru městského obvodu Slezská Ostrava (úspora provozních nákladů za právní služby).
• IT služby řešeny podporou zaměstnanců správy informačních a komunikačních technologií městského obvodu Slezská Ostrava (úspora provozních nákladů za IT služby).
• Efektivní zpracovávání investičních dotací a neinvestičních projektů ve spolupráci s pracovníky odboru investic a strategického rozvoje (úspora mzdových prostředků na pozicích projektových manažerů). 
• Efektivní zpracovávání rozpočtu služeb, provádění účetních operací včetně personálních činností ve spolupráci s odborem financí a odborem vnitřních věcí  (úspora mzdových prostředků na pozicích ekonom, daňový poradce, personalista, externí auditorská činnost atd.).
• Efektní využívání pracovníků správy zeleně k udržování užívaných objektů sociálních služeb (azylový dům, DPS, Vstupní byty – atd.)

Jak je napsáno v hodnocení oblasti 1.1., statutární město Ostrava i městský obvod mají platné strategické plány. V současné době se městský obvod z pohledu strategie a indikátorů spoléhá více na nadřazený plán statutárního města, který je novější, a jsou na něj již navázány některé nástroje používané úřadem. Z toho důvodu je v plánu revize strategického plánu obvodu, která má za cíl větší integraci a propojení obou dokumentů.

Na strategický plán statutárního města Ostrava, jsou navázané další metodiky (seznam viz otázka 1.1.1) zaměřené na jednotlivá témata a ta jsou dále propojená s fondy, ze kterých městské obvody mohou zažádat o spolufinancování svých projektů. Podmínkou spolufinancování je zpravidla soulad s cíli uvedenými v těchto strategiích. Bez zakomponování cílů respektive požadavků strategických dokumentů by bylo v podstatě nemožné efektivně financovat projekty v obvodu.

Návaznost z hlediska formy, nikoliv funkce, zajišťuje software BePlan, ve kterém se evidují jednotlivé projekty a aktivity obvodu. Obsahuje jednak údaje o zodpovědných osobách, subjektech, umístění, základní popis, ale i časový a finanční harmonogram včetně dotačních žádostí a vyúčtování. Je v něm tvořen kapitálový rozpočet statutárního města Ostrava, tzn. spolufinancování projektů ze strany města je rovněž podmíněno užíváním této databáze. Městský obvod jej přitom dnes využívá pro všechny realizované projekty, nejen ty spolufinancované z rozpočtu města.

Investiční akce obvodu lze z pohledu návaznosti na strategické dokumenty do těchto tematických oblastí (u některých projektů se překrývá více témat): péče o veřejný prostor (Fajn-Ova SC 6), investice do občanské vybavenosti (Fajn-Ova SC 5), investice do zázemí pro vzdělávací instituce (Fajn-Ova SC 3), investice do zeleno-modré infrastruktury (Fajn-Ova SC 7). V rámci snahy městského obvodu reagovat na klimatické změny se při přípravě projektů přihlíží i k zásadám specifikovanými v Adaptační strategii města. Dobrým příkladem propojování strategických cílů jsou Bazaly. Na vlajkový projekt tréninkové centra organizovaný městem navázal městský obvod snahou o zušlechtěný přilehlého sousedního veřejného prostoru včetně zastávek MHD. Díky propojení s širším kontextem v rámci Fajn-Ova – strategický cíl 6 bylo iniciováno jednání o využití prostoru Bazal k pilotování projektu jednotného ostravského mobiliáře. Zároveň se uvažuje použití zelené střechy tak, jak to navrhuje opatření č. 2 z cíle 4 Adaptační strategie. 

Investice do bytového fondu se pak přes koncepci bytové a s ní související sociální politiky dotýkají i strategických dokumentů cílících na tuto problematiku. U úprav veřejného prostoru určeného ke sportovnímu vyžití (např. umístění work-outových hřišť) je zohledňována strategie týkající se sportu, v případě instalace bezpečnostních prvků je zde přesah do prevence kriminality apod. Velká část strategických materiálů zmíněných v odpovědi na návodnou otázku č. 1 pak slouží jako podklady (např. GIS databáze). Postup při aktualizaci akčních plánů a vzájemná hierarchie strategií, zásobníků projektů města a městských obvodů je pospána v doplňku k otázce č. 1.1.1. 

Každoročně je schvalován rozpočet městského obvodu tak, aby byla zajištěna vyrovnaná bilance příjmů a výdajů. Výdajové položky jsou tvořeny tak, aby byl zajištěn nejnutnější provoz úřadu a byly pokryty základní požadavky jednotlivých odborů pro zabezpečení jejich činností. Rovněž jsou ve výdajích zajištěné finanční prostředky na investiční a jiné akce, jejichž realizace přechází do následujícího roku. Na položce vázaná rezerva jsou zajištěny finanční prostředky na připravované plánované investiční akce.

Sestavování rozpočtu probíhá v součinnosti finančního odboru a jednotlivých vedoucích, kteří v rámci svých návrhů a komentářů vychází jednak ze situaci z minulého roku, ale i plánů do budoucna, které se odvíjejí mimo jiné i od příslušných metodik a strategických dokumentů – více viz seznam strategických dokumentů 1.1.1. a mechanismus jejich provázání s chodem/plány na financování aktivit městských částí, který byl více popsán ve čtvrtém odstavci odpovědi na návodnou otázku 1.1.2.

Městský obvod se snaží naplňovat správný postup při správě a řízení obvodu. Veškeré výdaje obvodu jsou kontrolovány a schvalovány jednotlivými příkazci operací – vedoucími odborů popř. jejich zástupci, kteří zodpovídají za efektivnost, hospodárnost a účelnost vynaložených finančních prostředků.

Městský obvod má nastaven systém finanční kontroly, který je upraven interními předpisy, jako jsou Kontrolní řád a Směrnice pro nakládání s finančními prostředky, postupy v účetnictví a jiné postupy. Kontroly jsou prováděny útvarem interního auditu úřadu, externím auditorem a Odborem interního auditu a kontroly Magistrátu města Ostravy. Samostatnou kontrolu pak provádějí finanční výbor (v oblasti finančních operací a rozpočtu) a kontrolní výbor (v oblasti dodržování právních předpisů při výkonu samostatné působnosti) zastupitelstva.

Dle hodnocení vnitřních a vnějších kontrol je kontrolní systém přiměřeně funkční a účinný ve všech oblastech činností městského obvodu. Kromě výše uvedených kontrol probíhá každoročně přezkoumání hospodaření městského obvodu auditorskou společností.

Městský obvod nemá vydána Pravidla pro zadlužování ve formě samostatné metodiky, nicméně při tvorbě rozpočtu a střednědobého výhledu rozpočtu dodržuje princip zdravého finančního hospodaření. Tyto již dlouhodobě zavedené mechanismy byly, respektive jsou, vyhodnoceny jako funkční nástroj, který plní sovu funkci a městský obvod tak nevidí důvod k zavádění specializované metodiky, která by v podstatě jen shrnula to, co již v praxi funguje, jen ve formě samostatných opatření a postupů v rámci agendy odboru financí a rozpočtu.

Městský obvod každoročně hospodaří dle schváleného rozpočtu na příslušný rok. Schválený rozpočet je zveřejněn na webových stránkách městského obvodu (viz odpověď na návodnou otázku 1.3.1 a 1.3.6.). Městský obvod nemá v tuto chvíli žádné dluhy a rozpočet je vždy sestavován a schvalován jako vyrovnaný. Městský obvod již několik let v řadě hospodaří s přebytkovým rozpočtem (přebytek hospodaření roku 2019 činil 83 mil. Kč, přičemž 60 mil. Kč bylo již zapojeno do rozpočtu roku 2020 a 23 mil. Kč bylo zapojeno v rámci rozdělení přebytku hospodaření na financování investičních akcí).

V roce 2019 proběhl „Výzkum potřeb a spokojenosti obyvatel městského obvodu SLEZSKÁ OSTRAVA ve všech klíčových oblastech života trvale bydlících občanů obvodu“ zaměřený na toto téma. Dále byla zavedena veřejná setkání vedení městského obvodu s veřejností (dvakrát ročně ve všech městských částech našeho obvodu, tj. celkem 16 setkání/rok). Pravidelně probíhá živý přenos zasedání zastupitelstva obvodu. Některé ze zasedání zastupitelstva se konají v odpoledních hodinách. Občané jsou rovněž zapojování formou činností v jednotlivých komisích rady městského obvodu.

Vedle setkání s politickými představiteli obvodu mají občané samozřejmě možnost kontaktovat pracovníky úřadu telefonicky, e-mailem či osobně během úředních hodin.

Při aktualizaci podoby webových stránek byla zavedena záložka „Otevřená radnice“, která je celá věnována tomuto tématu. Byla zřízena pozice GDPR koordinátora, který zaštituje agendu spojenou s vyřizováním stížností, poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, nebo naopak nakládání s informacemi, které od občanů dostáváme. Každý odbor určil odpovědnou osobu, která bude zodpovědná za součinnost s GDPR koordinátorem. Podněty od občanů tak městský obvod velmi pečlivě prověřuje a vyřizuje v souladu se „zásadami dobré správy.“

Veškerá rozhodnutí v samostatné působnosti jsou zveřejňována na webových stránkách a to počínaje iniciačními podněty komisí, přes kontrolu až po rozhodnutí respektive opatření přijatá radou či zastupitelstvem.

Na internetových stránkách městského obvodu (v záložkách „Povinně zveřejňované údaje“ a „odbor financí a rozpočtu“) jsou každoročně zveřejňovány schválené rozpočty městského obvodu, střednědobé výhledy rozpočtu městského obvodu a zprávy o výsledcích hospodaření městského obvodu – Závěrečné účty. Tyto údaje jsou zveřejňovány vždy neprodleně po schválení v Zastupitelstvu městského obvodu Slezská Ostrava. Rovněž jsou na internetových stránkách městského obvodu aktuálně zveřejňována během celého roku schválená a provedená jednotlivá rozpočtová opatření. Novým rozšířením tohoto již zavedeného systému je tzv. „Klikací rozpočet“. Jedná se o přehled veškerých příjmů a výdajů městského obvodu (rovněž veřejně přístupný na webových stránkách), který je měsíčně aktualizován.

V roce 2019 probíhala revize systému pracovní doby respektive „otevírací doby“ úřadu. Vzhledem k nutnosti skloubit požadavky zaměstnanců na větší volnost v organizaci času s požadavky občanů, které cílí v podstatě protichůdným směrem (delší úřední hodiny, tzn. delší pracovní doba), byla nejprve uspořádána šetření mezi oběma stranami. Z následných diskuzí vzešel pilotní harmonogram, který byl v průběhu roku testován a následně vyhodnocen. Celý proces vyústil v prodloužení úředních hodin (v pondělí a středy až do 18:00 hodin), ale i zvýšení flexibility pracovní doby. Díky systému „služeb“ na jednotlivých odborech je zajištěno, že minimálně jeden zaměstnanec bude návštěvníkům k dispozici i v prodlouženém čase, zatímco zbytek zaměstnanců může využívat výhody pružné pracovní doby. Na základě ověření během zkušebního provozu v roce 2019 byla pružná pracovní doba takto upravena trvale.

Funguje také system objednávání k vyřizování jednotlivých agend. Vzhledem ke specializaci jednotlivých referentů na konkrétní agendy, které je obtížné pro občana rozpoznat, probíhá toto objednávání prostřednictvím styčných osob na jednotlivých odborech. Ty občana nejen objednají, ale mohou jej i nasměrovat k úspěšnému vyřízení jeho záležitostí.

Vedle těchto systémových opatření se městský obvod snaží udržovat i tradice mířící přímo ke konkrétním osobám v konkrétních životních situacích. Např. pravidelně zde probíhá blahopřání jubilantům, vítání občánků apod.

Naším cílem je rozvíjet městský obvod všestranně v souladu s myšlenkami udržitelného rozvoje, transparentnosti a zodpovědné správy svěřeného majetku i povinností a agend. Kontrola chodu úřadu a výkonnost je zajišťována poměrně komplexním systémem porad, úkolů, nařízení, směrnic, metodik a auditů, které jsou navíc mnohdy personalizovány na míru jednotlivým odborům a oddělení respektive různému typu agend, o které se starají. Cíl je ovšem jasný -  rozvoj a prosperita obvodu.

Zastřešujícím dokumentem je strategický plán, konkrétní kroky a opatření v rámci svěřené agendy pak určují jednotliví vedoucí odborů podle zákonem daných nároků, aktuálních situace v obvodu, potřeb občanů či požadavků vedení. Postup respektive trendy vývoje v klíčových oblastech daných strategickými dokumenty jsou průběžně kontrolovány dle jejich povahy. Cílem odboru financí a rozpočtu je úspora nákladů, která pak umožní i v rámci vyrovnaného rozpočtu investovat do inovací a nadstandardních opatření. Odbor vnitřních věcí a útvar interního auditu hlídá efektivitu úřadu, dodržování nařízení a zákonných postupů. Úkolem odboru investic a strategického rozvoje je koordinace investiční činnosti, zvýšení hospodárnosti díky hlídání cen, ale i využívání dotačních titulů. 

Odborem vnitřních věcí jsou prováděny např. interní kontroly dodržování ochrany osobních údajů dle GDPR, české zákonné úpravy a interních předpisů napříč úřadem dle schváleného harmonogramu pro daný rok, např. kontrola zabezpečení osobních údajů na pracovištích, uvádění osobních údajů v materiálech pro volené orgány, ve smlouvách, na webových stránkách, v registru smluv, na profilu zadavatele apod. Výsledky kontrol jsou písemně zaznamenány a vyhodnoceny na poradě vedoucích odborů a následně na poradách jednotlivých odborů (systém porad viz níže). Dalším příkladem jsou např. kontroly zajištění vzdělávání zaměstnanců dle zákona č. 312/2002 Sb. napříč úřadem, které zajišťují hospodárnost vynakládaných prostředků na vzdělávání zaměstnanců a účinný, efektivní systém zajištění zákonem stanoveného vzdělávání úředníků.

Vedle periodických opatření byly (2019 -  2020) provedeny tyto příklady optimalizace vnitřních procesů:

• Optimalizace využívání výpočetní a kopírovací techniky, kterou organizoval odbor kanceláře starosti ve spolupráci s odborem hospodářské správy.
• Restrukturalizace odborů – vzhledem k úzké návaznosti investiční činnosti na dotační problematiku a právní komplexity agendy veřejných zakázek bylo rozhodnuto o zrušení samostatného odboru dotací a veřejných zakázek. Agenda byla spolu s referenty zařazena přímo pod odbor investic a strategického rozvoje a pod odbor právní. Komunikaci zprostředkovanou přes vedoucí odborů tak nyní nahradil systém stabilních dvojic (stavař + dotační odborník) vedoucí společně projekt, oba spadající pod téhož nadřízeného.
• V rámci revize vnitřních postupů provázející restrukturalizaci byl pozměněn vnitřní formulář „Požadavek na vytvoření VZMR“, aby byla zajištěna plynulá spolupráci mezi odborem investic a strategického rozvoje a odborem právním, přebírajícím nové (na sebe navazující) agendy.
• Byl zaveden dynamický nákupní systém 

Aktivity úřadu jsou vyhodnocovány několik různými způsoby. V případě činností související přímo s agendou nějakého z odborů úřadu je evaluace součástí zhodnocení práce příslušného pracoviště (týdenní porady, výroční zprávy apod., více viz následující otázka 1.2.5). Činnost odborů, návrhy na financování, zařazení nových projektů a další důležitá rozhodnutí jsou kontrolována nejen vedoucími úředníky, ale i politickým vedením reprezentujícím názor občanů. Dalším kontrolním mechanismem jsou komise (rovněž popsáno v sekci 1.2.5), které jsou odbornými poradními orgány Rady a Zastupitelstva. Nezávislou odbornou zpětnou vazbu pak máme díky spolupráci s jinými subjekty v rámci programů jako MA21.

Útvar interního auditu používá k vyhodnocení úřadu metodiku 3E(hospodárnost, účelnost, efektivita). V oblasti veřejné správy je hodnocení podle kritérií 3 E velmi specifické. Některé projekty by v běžném podnikatelském prostředí vycházely jako málo efektivní nebo málo hospodárné. K těmto faktorům se však v této oblasti často přidává přidaná hodnota (soulad s cíli veřejné správy) v podobě spokojenosti občanů např. zabezpečení fungování základních služeb pro malou skupinu osob (odlehlé části obcí apod.). K zefektivnění došlo např. v oblasti interní mzdové náročnosti (na začátku roku byly sníženy počty zaměstnanců), dále došlo např. k zefektivnění systému tisku, díky čemuž bylo možné snížit počet tiskáren (o cca 10 ks) a tím ušetřit provozní náklady.

Základní indikátory jsou:

• Mzdová náročnost               
  • interní (zam. v pracovním poměru)*
  • externí (zam. na dohody)**
• Provozní nákladovost           
• Majetková nákladovost     
  • náklady na opravy a udržování
  • náklady na energie

*Interní mzdová náročnost je podíl ročního objemu mzdových nákladů připadající na jednoho pracovníka. Měrnou jednotkou je tis.na jednoho pracovníka.

**Externí mzdová náročnosti je podílem nákladové položky ostatních osobních výdajů, tedy prací konaných mimo pracovní poměr a celkových mzdových nákladů. Měrnou jednotkou ukazatele je procento.

Vedle kontroly činností jednotlivých částí úřadu je sledován i celkový koncept vývoje a to pomocí strategicky-plánovacích dokumentů. Strategický plán, jehož zásadní aktualizace bude letos probíhat, je přes harmonogram aktivit (rozplánování jednotlivých projektů ve střednědobém horizontu) navázán na dotační problematiku a tvorbu kapitálového rozpočtu. Ten by měl být každoročně schválen spolu s aktualizovaným harmonogramem aktivit tak, aby plánované investice byly v souladu s vyčleněnými peněžními prostředky.

V neposlední řadě jsou zavedeny mechanismy umožňující kontrolu ze strany občanů (klikací rozpočet, dotazníková šetření, veřejná setkání s občany atd.) a proběhlo dotazníkové šetření (více viz 1.2.3) zjišťující spokojenost veřejnosti s chodem obvodu.

V rámci klasického vertikálního toku informací má městský obvod definovaný systém porad na několika úrovních, který je nastaven násl. způsobem: porady jednotlivých odborů navazují neprodleně na poradu vedoucích odborů, svolávanou každý týden tajemníkem úřadu, na níž jsou ukládány úkoly vedoucím odboru, delegované dále na poradách odborů, a na níž jsou také předkládány náměty a informace pocházející z jednotlivých odborů. Z těchto porad jednotlivých odborů jsou pořizovány zápisy, které jsou poskytovány za účelem zpětné vazby tajemníkovi úřadu a vedení úřadu. Současně jsou každý týden konány porady vedení, resp. starosty a místostarostů, z nichž vzejdou nutné úkoly pro odbory úřadu. Dosahuje se tak efektivnosti řízení a předávání informací. Samozřejmostí je i možnost sjednat si schůzku s nadřízeným bez přítomností ostatních.

Jsou vypracovány a aplikovány metodické pokyny, vzory a interní formuláře, které jsou umístěny na interní síti úřadu (intranetu) pro potřeby všech i jednotlivých odborů úřadu, resp. pro potřeby zaměstnanců.  Příkladně metodický pokyn (dále jen „MP“) pro doručování dle různých právních předpisů, MP pro hodnocení zaměstnanců, MP na úseku nemocenského pojištění, dále např. vzory cestovního příkazu, faktury, objednávky, zápisu o jednání komise, usnesení rady apod., také formuláře dopisů pro interní i externí korespondenci, pravidla textových dokumentů atd. Tyto interní dokumenty jsou průběžně aktualizovány. Je tak naplňován účel - dodržování právních předpisů, je dosahováno efektivnosti - rychlé orientace zaměstnanců a v neposlední řadě je dosahováno úspory času při výkonu práce zaměstnanci.

Horizontální tok se uplatňuje především mezi referenty jednotlivých odborů v případě projektů a aktivit vyžadujících pohledy z perspektivy různých specializací. Dle konkrétních potřeb se jedná o dlouhodobější spolupráci napříč odbory (např. spolupráce referentů investiční, stavební, dopravní agendy atd.), jednorázové požadavky (např. návrh systému spolupráce mezi odbory během auditů udržitelného rozvoje a navazující přípravy strategického plánu). Aspekty této spolupráce, třecí plochy či nápady na vylepšení je tak možné předjednat z pohledu různých aktérů procesu, řešení/návrh „donést“ zpět na své oddělení a následně přes vedoucího odboru uskutečnit potřebné změny. Bylo takto diskutováno např. sloučení stavebního a územního řízení při povolování staveb iniciovaných investičním odborem, nebo vytvořena interdisciplinární pracovní skupina spolupracující na auditech udržitelného rozvoje, které následně vyústí v tvorbu nového strategického plánu.

Diagonální tok informací zajišťují tzv. komise (každá komise má jiné téma dle probírané agendy, např. bytová, pro rodinnou politiku, pro školství a kulturu atd.). Členy nominuje rada městského obvodu a rekrutují se z externích i interních odborníků. Např. Komise pro participaci, informatiku, smart city a MA 21 má ve svých řadách zástupce vedení z řad úředníků i politiků zabývající se celkovou koncepcí, referenty aplikující tyto koncepce v běžné denní praxi úřadu, dále zástupce místních neziskových organizací, ale i firem.

V rámci udržení kontinuity a přehlednosti procesů je základní schéma komunikačních toků i způsob zpracování informací a kontroly plnění úkolů udržován neměnný. Vývoj se týká především zařazování nových a nadstandardních nástrojů do již existujícího systému. Např. ryze anonymní možnost poskytnutí zpětné vazby mají zaměstnanci v rámci dotazníkových šetření, který je novinkou z roku 2019. V podobném duchu bylo zavedeno i dotazníkové šetření spokojenosti občanů.

Komunikaci s příspěvkovými organizacemi či jinými externími subjekty má na starost odbor, do jehož gesce spadá příslušná agenda. Např. školy na území obvodu má na starosti odbor školství, komunikaci s projektanty, architekty a zhotoviteli odbor investic atd. Městský obvod Slezská Ostrava má vypracován spisový řád, dle kterého se zaměstnanci řídí při rozhodování o vhodném informačním kanálu (e-mail, datová schránka, dopis obyčejný či doporučený) i následné archivaci korespondence.

Environmentální problematikou se dlouhodobě zabývá komise pro dopravu a životní prostředí, která se schází cca jednou měsíčně. Jedná se o poradní orgán Rady městského obvodu Slezská Ostrava, který prověřuje témata na žádost radních, ale má i pravomoc přicházet s vlastní iniciativou a vyžadovat od vedoucích odborů MOb materiály ke kontrole a diskuzi. 

Tento dlouhodobě zavedený systém byl v roce 2019 doplněn o aktivity zastřešené již mnohonásobně zmíněnou místní Agendou 21, která se hlásí k principům ekologické udržitelnosti a environmentální zodpovědnosti. V rámci toho byl naplánován i audit zabývající se těmito otázkami, který bude podkladem k další systémové činnosti. Jednou z interních akcí pořádaných na popud MA21 v minulém roce byla i přednáška „Udržitelný rozvoj v architektuře, urbanismu a strategickém plánování“ (9. 12. 2019). Přítomni byli především členové komisí, do jejichž programů byla na popud vedení zařazena, ale účast byla umožněna i ostatním zájemcům z řad zaměstnanců. 

Z konkrétních praktických opatření můžeme uvést např. nebo nákup elektromobilu pro potřeby úřadu, nákup košů na tříděný odpad a jejich umístění na chodbách úřadu tak, aby byly dostupné i návštěvníkům-občanům, umístění kontejnerů separovaného odpadu hned vedle budovy radnice. Veškeré nákupy, objednávky atd. podléhají interním kontrolním mechanismům, které kromě pořizovací ceny pochopitelně sledují i dlouhodobou náročnost – následnou péči, údržbu, spotřebu energií atd. V rámci snížení spotřeby energií probíhají masivní investice do snižování energetické náročnosti budov (systém nuceného větrání na ZŠ Pěší, ZŠ Škrobálkova, ZŠ Chrustova, ZŠ bohumínská; nebo plánovaná regenerace bytového fondu v Mírové Osadě, která zahrnuje desítky bytových domů)

Městský obvod má nastaven systém kontroly hospodaření, který je popsán v bodě 1.2.1. a další řadu mechanismů uplatňovanými napříč odbory a agendami, které mají za cíl šetření se zdroji. Např.:

• Za účelem snižování nákladů na elektřinu a plyn je využíván systém sdružených nákupů organizovaných statutárním městem;
• Za účelem snižování spotřeby energií byly zatepleny všechny základní školy a s jednou výjimkou i všechny mateřské školy v rámci obvodu;
• Za účelem snižování spotřeby energií byla ve všech obydlených bytových domech vyměněna okna a nyní se na území Mírové osady (desítky bytových domů) připravuje rozsáhlá rekonstrukce budov s cílem ještě více snížit energetickou náročnost budov;
• Pod drobnohledem je i hospodárné nakládání s energiemi v obecních kotelnách. Jsou prováděny pravidelné revize a odborné prohlídky kotelen, všechny kotelny jsou osazeny regulací;
• Vedle opatření již zmíněných v bodě 1.2.1., se v rámci hospodaření s finančními zdroji uplatňuje i transparentní zadávání veřejných zakázek včetně vlastní směrnice pro tuto činnost, vysoutěžené rámcové dohody pro všechny druhy stavebních prací a činností;
• V rámci férového a efektivního nakládání s lidskými zdroji jsou všechna výběrová řízení zveřejňována na profilu zadavatele a není omezován počet účastníků výběrových řízení;

Formulace otázky je nejasná (není vidět "obrázek"), při odpovědi vycházíme ze zaměření indikátorů.

Jak už bylo popsáno otázce 1.2.3, v roce 2019 proběhl „Výzkum potřeb a spokojenosti obyvatel městského obvodu SLEZSKÁ OSTRAVA ve všech klíčových oblastech života trvale bydlících občanů obvodu“ zaměřený na toto téma. Dále byla zavedena setkání vedení městského obvodu s veřejností (dvakrát ročně ve všech městských částech našeho obvodu). Pravidelně probíhá živý přenos zasedání zastupitelstva obvodu.  Některé ze zasedání zastupitelstva se konají v odpoledních hodinách. Občané jsou rovněž zapojování formou činností v jednotlivých komisích rady městského obvodu.

Již v roce 2019 zahájilo vedení sérii setkání s občany. Jsou organizována dvakrát do roka (na jaře a na podzim) ve všech městských částech. Tzn. celkem 16 setkání ročně. Občané mají možnost se ptát na cokoliv, co chtějí. Pokud je dopředu známo aktuální téma, které neprojde bez povšimnutí, je pozván příslušný odborník (např. posledního setkání v Kunčičkách se účastnil i velitel městské policie). V případě potřeby jsou organizována i samostatná setkání (např. diskuze s autory návrhu nové návsi v Heřmanicích, nebo setkání se seniory obvodu apod.). Přehled požadavků občanů si dělá vždy konkrétní přítomný zastupitel/radní, na místě se k nim vyjadřuje a pokud je to možné, následně skrz vedoucí odborů iniciuje realizaci změn. Referenti odboru pořizují/zveřejňují pouze oficiální fotodokumentaci. Vedle setkání s politickými představiteli mají občané samozřejmě možnost kontaktovat pracovníky úřadu telefonicky, e-mailem či osobně během úředních hodin. 

Konkrétní příklady realizace požadavků iniciovaných občany:

• Výstavba nového chodníku spojující ulice Železničářská a Frýdecká (setkáni v Kunčicích)
• Zhotovení a umístění tabulí s názvem ulice „U Nové Šachty“ (setkání v Koblově)
• Kácení a ořezy stromů na ulice Najzarova (setkání v Heřmanicích)
• Umístění bezpečnostních prvků na ulici Martina Henryho (setkání na Slezské Ostravě)
• Umístění bezpečnostních prvků v Koblově 

Při aktualizaci podoby webových stránek byla zavedena záložka „Otevřená radnice“ (včetně záložky věnované MA21), která je celá participaci a transparentní komunikaci s občany. S cílem zefektivnit komunikaci s občany byl také zřízen facebookový profil městského obvodu Slezská Ostrava, kde mohou najít nejnovější informace o dění, výše zmíněné přenosy z jednání vedení, ale také třeba video-reportáže k tématům souvisejícím s obvodem a chodem radnice.

Byla zřízena pozice GDPR koordinátora, který zaštituje agendu spojenou s vyřizováním stížností, poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, nebo naopak nakládání s informacemi, které od občanů dostáváme. Každý odbor určil odpovědnou osobu, která bude zodpovědná za součinnost s GDPR koordinátorem. Podněty od občanů tak městský obvod velmi pečlivě prověřuje a vyřizuje v souladu se „zásadami dobré správy.“

Veškerá rozhodnutí v samostatné působnosti jsou zveřejňována na webových stránkách a to počínaje iniciačními podněty komisí, přes kontrolu až po rozhodnutí respektive opatření přijatá radou či zastupitelstvem.

Na internetových stránkách městského obvodu (v záložkách „Povinně zveřejňované údaje“ a „odbor financí a rozpočtu“) jsou každoročně zveřejňovány schválené rozpočty městského obvodu, střednědobé výhledy rozpočtu městského obvodu a zprávy o výsledcích hospodaření městského obvodu – Závěrečné účty. Tyto údaje jsou zveřejňovány vždy neprodleně po schválení v Zastupitelstvu městského obvodu Slezská Ostrava. Rovněž jsou na internetových stránkách městského obvodu aktuálně zveřejňována během celého roku schválená a provedená jednotlivá rozpočtová opatření. Novým rozšířením tohoto již zavedeného systému je tzv. „Klikací rozpočet“. Jedná se o přehled veškerých příjmů a výdajů městského obvodu (rovněž veřejně přístupný na webových stránkách), který je měsíčně aktualizován.

Funguje také systém objednávání k vyřizování jednotlivých agend. Vzhledem ke specializaci jednotlivých referentů na konkrétní agendy, které je obtížné pro občana rozpoznat, probíhá toto objednávání prostřednictvím styčných osob na jednotlivých odborech. Ty občana nejen objednají, ale mohou jej i nasměrovat k úspěšnému vyřízení jeho záležitostí.

Jak je popsáno již v návodné otázce 1.3.1. „Již v roce 2019 zahájilo vedení sérii setkání s občany. Jsou organizována dvakrát do roka (na jaře a na podzim) ve všech městských částech. Tzn. celkem cca 16 setkání ročně. Občané mají možnost se ptát na cokoliv, co chtějí. Pokud je dopředu známo aktuální téma, které neprojde bez povšimnutí, je pozván příslušný odborník (např. posledního setkání v Kunčičkách se účastnil i velitel městské policie). V případě potřeby jsou organizována i samostatná setkání (např. diskuze s autory návrhu nové návsi v Heřmanicích, nebo setkání se seniory obvodu apod.)“

Letošní jarní setkání proběhla zatím pouze dvě, zbytek byl vzhledem ke pandemii zrušen. Přikládáme tedy jako důkaz data setkání z podzimu 2019. Informace o průběhu diskuzí z občany byly zveřejněny jak formou příspěvků na sociálních sítí, tak v článcích v Slezskoostravských novinách.

• 14. 10., Hasičská zbrojnice Kunčičky (Bořivojova 101/45, Kunčičky)
• 21. 10., Restaurace Sokolovna Kunčice (Frýdecká 18/434, Kunčice)
• 30. 10., Přírodovědecká fakulta Ostravské univerzity (Chittussiho 1077/10, Slezská Ostrava
• 4. 11.,  Tělocvična vedle AGEL Střední zdravotnické školy (Antošovická 107/55, Koblov) - sloučeno setkání pro místní části Koblov, Antošovice a Hrušov
• 11. 11., Kulturní dům Muglinov (Na Druhém 358/4, Muglinov)
• 18. 11., kulturní dům Heřmanice (Vrbická 151/133, Heřmanice)

Vedle těchto pravidelných setkání jsou v případě potřeby pořádána i mimořádná veřejná projednání ke konkrétním projektům. Např. v dubnu bylo v plánu setkání s architekty pracujícími na studii nové návsi v Heřmanicích. Vzhledem k bezpečnostním opatřením akce neproběhla, ale návrh byl představen prostřednictvím sociálních sítí, kde jej občané mohou připomínkovat.

Za současné situace budou zřejmě komentáře vyřešeny i použitím elektronického dotazníku. S tím má městský obvod pozitivní zkušenost již z minulého roku, kdy si průzkum objednal u externí společnosti, ale i z jara 2020, kdy proběhla dvě dotazníková šetření pomocí PPGIS softwaru Maptionnaire, který městský obvod za tímto účelem pořídil a hodlá jej využívat i nadále.

Ano, viz webové stránky Úřadu městské části Slezská Ostrava (https://slezska.ostrava.cz/cs/radnice/povinne-zverejnovane-informace ) bod 17 „Výroční zprávy podle zákona č. 106/1999 Sb." Výroční zprávy: 2008 - 2009 - 2010 - 2011 - 2012 - 2013 - 2014 - 2015 - 2016 - 2017 - 2018 - 2019 a další strategické dokumetny zveřejněné na téže stránce.

Ano, jak bylo popsáno v bodě 1.3.1:

„Byla zřízena pozice GDPR koordinátora, který zaštituje agendu spojenou s vyřizováním stížností, poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, nebo naopak nakládání s informacemi, které od občanů dostáváme. Každý odbor určil odpovědnou osobu, která bude zodpovědná za součinnost s GDPR koordinátorem. Podněty od občanů tak městský obvod velmi pečlivě prověřuje a vyřizuje v souladu se „zásadami dobré správy.“

Dotazy odkazující se na zákon č. 106/1999 Sb., jsou vyřizovány ve speciálním režimu včetně zveřejnění na webových stránkách. Více viz webové stránky Úřadu městské části Slezská Ostrava (https://slezska.ostrava.cz/cs/radnice/povinne-zverejnovane-informace ) bod 17 odstavec V „Odpovědi na žádosti o informace podle zákona č. 106/1999 Sb.“ Odpovědi - 2015 - 2016 - 2017 - 2018 - 2019 – 2020.

Evidenci došlých stížností, podnětů, peticí nebo žádostí o informace vede sekretariát starosty městského obvodu, který také hlídá lhůty pro jejich vyřízení a eviduje způsoby jejich vyřízení. Způsob řešení jednotlivých stížností nebo podnětů je v kompetenci jednotlivých vedoucích odborů (v případě samostatné i přenesené působnosti) a uvolněných zastupitelů městského obvodu (v případě samostatné působnosti).

Ano, lze. Zbytek odpovědi je totžný s odpovědí na návodnou otázku č. 1.3.1. a to:

Jak už bylo popsáno otázce 1.2.3, v roce 2019 proběhl „Výzkum potřeb a spokojenosti obyvatel městského obvodu SLEZSKÁ OSTRAVA ve všech klíčových oblastech života trvale bydlících občanů obvodu“ zaměřený na toto téma. Dále byla zavedena setkání vedení městského obvodu s veřejností (dvakrát ročně ve všech městských částech našeho obvodu). Pravidelně probíhá živý přenos zasedání zastupitelstva obvodu.  Některé ze zasedání zastupitelstva se konají v odpoledních hodinách. Občané jsou rovněž zapojování formou činností v jednotlivých komisích rady městského obvodu.

Již v roce 2019 zahájilo vedení sérii setkání s občany. Jsou organizována dvakrát do roka (na jaře a na podzim) ve všech městských částech. Tzn. celkem 16 setkání ročně. Občané mají možnost se ptát na cokoliv, co chtějí. Pokud je dopředu známo aktuální téma, které neprojde bez povšimnutí, je pozván příslušný odborník (např. posledního setkání v Kunčičkách se účastnil i velitel městské policie). V případě potřeby jsou organizována i samostatná setkání (např. diskuze s autory návrhu nové návsi v Heřmanicích, nebo setkání se seniory obvodu apod.) Vedle setkání s politickými představiteli mají občané samozřejmě možnost kontaktovat pracovníky úřadu telefonicky, e-mailem či osobně během úředních hodin.

Při aktualizaci podoby webových stránek byla zavedena záložka „Otevřená radnice“ (včetně záložky věnované MA21), která je celá participaci a transparentní komunikaci s občany. S cílem zefektivnit komunikaci s občany byl také zřízen facebookový profil městského obvodu Slezská Ostrava, kde mohou najít nejnovější informace o dění, výše zmíněné přenosy z jednání vedení, ale také třeba video-reportáže k tématům souvisejícím s obvodem a chodem radnice.

Byla zřízena pozice GDPR koordinátora, který zaštituje agendu spojenou s vyřizováním stížností, poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, nebo naopak nakládání s informacemi, které od občanů dostáváme. Každý odbor určil odpovědnou osobu, která bude zodpovědná za součinnost s GDPR koordinátorem. Podněty od občanů tak městský obvod velmi pečlivě prověřuje a vyřizuje v souladu se „zásadami dobré správy.“

Veškerá rozhodnutí v samostatné působnosti jsou zveřejňována na webových stránkách a to počínaje iniciačními podněty komisí, přes kontrolu až po rozhodnutí respektive opatření přijatá radou či zastupitelstvem.

Na internetových stránkách městského obvodu (v záložkách „Povinně zveřejňované údaje“ a „odbor financí a rozpočtu“) jsou každoročně zveřejňovány schválené rozpočty městského obvodu, střednědobé výhledy rozpočtu městského obvodu a zprávy o výsledcích hospodaření městského obvodu – Závěrečné účty. Tyto údaje jsou zveřejňovány vždy neprodleně po schválení v Zastupitelstvu městského obvodu Slezská Ostrava. Rovněž jsou na internetových stránkách městského obvodu aktuálně zveřejňována během celého roku schválená a provedená jednotlivá rozpočtová opatření. Novým rozšířením tohoto již zavedeného systému je tzv. „Klikací rozpočet“. Jedná se o přehled veškerých příjmů a výdajů městského obvodu (rovněž veřejně přístupný na webových stránkách), který je měsíčně aktualizován.

Funguje také system objednávání k vyřizování jednotlivých agend. Vzhledem ke specializaci jednotlivých referentů na konkrétní agendy, které je obtížné pro občana rozpoznat, probíhá toto objednávání prostřednictvím styčných osob na jednotlivých odborech. Ty občana nejen objednají, ale mohou jej i nasměrovat k úspěšnému vyřízení jeho záležitostí.

Veškerá rozhodnutí v samostatné působnosti jsou zveřejňována na webových stránkách a to počínaje iniciačními podněty komisí, přes kontrolu až po rozhodnutí respektive opatření přijatá radou či zastupitelstvem.

Tento odstavec je totožný  s 6. odstavcem odpovědi na návodnou otázku č. 1.3.1.) Na internetových stránkách městského obvodu (v záložkách „Povinně zveřejňované údaje“ a „odbor financí a rozpočtu“) jsou každoročně zveřejňovány schválené rozpočty městského obvodu, střednědobé výhledy rozpočtu městského obvodu a zprávy o výsledcích hospodaření městského obvodu – Závěrečné účty. Tyto údaje jsou zveřejňovány vždy neprodleně po schválení v Zastupitelstvu městského obvodu Slezská Ostrava. Rovněž jsou na internetových stránkách městského obvodu aktuálně zveřejňována během celého roku schválená a provedená jednotlivá rozpočtová opatření. Novým rozšířením tohoto již zavedeného systému je tzv. „Klikací rozpočet“. Jedná se o přehled veškerých příjmů a výdajů městského obvodu (rovněž veřejně přístupný na webových stránkách), který je měsíčně aktualizován.

Úřad městského obvodu Slezská Ostrava má vlastní Etický kodex, dohled nad jeho kontrolou/dodržování je v gesci odboru vnitřních věcí.

Způsob zadávání veřejných zakázek se, pochopitelně, řídí platnou legislativou, která byla navíc doplněna o interní Směrnici č. 1/2019, která způsob a nároky na tuto činnost dále rozvíjí. Systém výběru zhotovitelů, transparentní přístup i samotná administrace těchto procesů jsou neustále zdokonalovány. Např. poslední změnou je: Rozhodnutí tajemníka č. 3/2020 k zajištění jednotné evidence veškerých smluv (rovněž zveřejňováno) a objednávek v informačním systému GINIS. Občané mohou tyto dokumenty rovněž najít na webových stránkách radnice (https://slezska.ostrava.cz/cs/radnice )

Vedle těchto nástrojů zacílených na konkrétní oblasti činnosti úřadu, vedení městského obvodu Slezská Ostrava pořádá dvakrát do roka veřejné setkání s občany v každé ze svých městských částí. Zde se mohou lidé ptát na cokoliv, co je ohledně chodu instituce zajímá. Důležitým komunikačním kanálem jsou i Slezskoostravské noviny, které informují o dění v lokalitě i aktivitách úřadu a vedení městského obvodu.

Ano, způsob komunikace byl již několikrát popsán v předchozích otázkách (viz č. 1.3.1.).

Komunikace s občany byla zevrubně zhodnocena spolu s nástupem nového vedení a systém dle potřeby přenastaven respektive doplněn, tak aby se zvýšila jeho efektivita. Tradiční a osvědčení způsoby komunikace byly zmodernizovány (např. nová grafická úprava Slezskoostravských listů), jiné přidány tak, aby byl zvýšen komfort obyvatel (např. osobní setkání v jednotlivých městských částech v odpoledních hodinách) nebo zvýšen rozsah pokrytí (Facebookové reportáže, online přenosy z jednání atd.). Rovněž byla přidána řada protikorupčních opatření zvyšující transparentnost chodu úřadu díky zveřejňování klíčových dokumentů a rozhodnutí na webových stránkách (viz otázky výše).

Městský obvod Slezská Ostrava je skrz partnerská města statuárního města Ostrava připojen k mezinárodní spolupráci. Sám v rámci obvodu spolupracuje s mnoha aktéry. Již zavedenou tradicí jsou výroční setkání s podnikateli, či naopak s neziskovým sektorem. Více viz Audit 10 - Globální odpovědnost, oblast 10.1. "Mezinárodní spolupráce měst a obcí"

Konkrétním příkladem synergie je např. oprava farní zahrady v Heřmanicích (spolupráce farnosti, města Ostravy, městského obvodu i místních obyvatel), na kterou v dalším roce navázalo šetření veřejného mínění (propagované ve spolupráci právě s místními farníky), které je použito jako podklad pro právě vznikající studii revitalizace blízké návsi.

Dále je zde spolupráce s významnými zaměstnavateli v obvodu, nebo např. firmou Residomo vlastnící velkou část nájemních bytů na Slezské Ostravě, popř. s vysokými školami, které chápeme jako katalyzátor vývoje celého města.

Všechny dohody o vzájemné podpoře či jiné formy partnerství jsou uzavírány transparentně. Vzhledem k počtu uzavřených smluv a jejich rozlišným typům není reálné vytvářet jejich jednotný seznam spolu s popisem způsobu komunikace (jak bylo navrženo ve zpětné vazbě k odevzdanému auditu). Jinou povahu má vztah s dodavateli běžných potřeb (problematika smluvních partnerů vzešlých z veřejných zakázek malého rozsahu), jinou např. rámcové smlouvy, jiný veřejné zakázky na investiční akce v řádech milionů. Úplně jiný vztah i komunikační kanály má městský obvod k neziskovým organizacím, které naopak získaly finanční podporu od města na aktivity a projekty probíhající v obvodu. Samostatnou kapitolou je spolupráce s univerzitami a dalšími externími subjekty. 

Jednotný seznam tedy vytvářen není, ale tyto vztahy jsou jednoduše dohledatelné – ať už je to profil zadavatele, seznamy podpořených projektů (např. FajnOvy prostor), nebo zveřejněná usnesení a zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady městského obvodu Slezská Ostrava, kterým musí projít jakýkoliv návrh na oficiální spolupráci. Nejblíže je jednotnému seznamu partnerů seznam pozvaných na výroční setkání podnikatelů a výroční setkání neziskových organizací a charit. Ty připravuje odbor kanceláře starosty ve spolupráci s odborem sociální správy.

V roce 2019 proběhl „Výzkum potřeb a spokojenosti obyvatel městského obvodu SLEZSKÁ OSTRAVA ve všech klíčových oblastech života trvale bydlících občanů obvodu“ zaměřený na toto téma. Dále byla zavedena setkání vedení městského obvodu s veřejností (dvakrát ročně ve všech městských částech našeho obvodu).

Vedle setkání s politickými představiteli obvodu mají občané samozřejmě možnost kontaktovat pracovníky úřadu telefonicky, e-mailem či osobně během úředních hodin. Podněty od občanů městský obvod velmi pečlivě prověřuje a vyřizuje v souladu se „zásadami dobré správy.“

Každá z akcí/aktivit je vyhodnocována a její podoba případně korigována, aby bylo zajištěno, že aktivity úřadu odpovídají současné poptávce respektive potřebám občanům.

Např. dotazníková šetření spokojenosti jsou materiálem, který pomáhá zhodnotit fungování úřadu, ale zároveň slouží při aktualizaci strategického plánu městského obvodu a plánování investic. Transparentnost v rozhodování, „Otevřená radnice“, „Klikací rozpočet“ či pečlivě vedená GDPR agenda jsou součástí celkového směřování radnice k větší otevřenosti a zapojení veřejnosti do rozhodovacích procesů. Vyhodnocení postupu v této věci je založeno na reakcích veřejnosti, komentářích zaměstnanců, ale i porovnání s jinými městskými částmi a subjekty, se kterými se snažíme spolupracovat a vyměňovat si informace (především inspirace aktivitami dalších městských obvodů - Poruba, Jih, Moravská či v rámci subjektů zapojených do  MA21).

Dotazníkové šetření „Výzkum potřeb a spokojenosti obyvatel městského obvodu SLEZSKÁ OSTRAVA ve všech klíčových oblastech života trvale bydlících občanů obvodu“ probíhalo v průběhu července a srpna, účast byla více než 1700 občanů. Výsledná analýza (přiloženo k návodné otázce 1.4.1) byla prezentována vedení městského obvodu a jednotlivá data dál řešena s příslušnými odbory (dle zaměření dotazu respektive překrývání dotazu s gescí příslušného odboru).

Občanům byly výsledky prezentovány ve Slezskoostravských novinách (zmíněno v zářijovém úvodníku, samostatný článek v říjnovém vydání) i sociálních sítích a dále jsou zužitkovávány jako podkladový materiál během pravidelných diskuzí s občany obvodu v jednotlivých městských částech.

Zastupitelé jsou s výsledky průzkumů seznamování zejména prostřednictvím Komise pro participaci, informatiku, smart city a MA 21, kde jsou zastoupeny politické strany napříč spektrem.

Na průzkum spokojenosti občanů zadaný externímu subjektu navázal nákup licence softwaru, který umožňuje tvorbu dotazníků přímo referentům městského obvodu. Díky tomu je nyní možné participaci provádět systémově ať už ve vztahu k interním či externím aktérům procesů.

Průzkum veřejného mínění byl sestaven na míru městskému obvodu Slezská Ostrava, přímé porovnání s jiným obvodem tedy není možné. Vedení obvodu považuje za důležitější sledovat vývoj spokojenosti obyvatel v rámci časové křivky respektive interakci mezi aktivitami radnice, komentáři občanů, opatřeními přijatými na jejich základě a následnou reakcí lidí na tato opatření. 

Vzhledem k tomu, že dotazník z roku 2019 byl prvním ročníkem testování, není možné vyhodnotit trend z pohledu kvantitativního srovnání. Máme k dispozici pouze kvalitativní data – např. otázka týkající se současného vedení „Je současné vedení městského obvodu Slezská Ostrava pro Vás čitelné, je otevřené a komunikativní?“, která nepřímo vybízí ke srovnání s minulou politickou reprezentací.

Co se týče konkrétních negativních výtek respektive preferencí občanů ke směřování investic a aktivit obvodu, ta byla vzata v potaz a jsou aktivně řešena v rámci daných finančních a personálních možností obvodu (např. není možné opravit všechny chodníky a komunikace v obvodu, na druhou stranu jsou tyto investice brány v potaz jako prioritní s ohlédnutím na přání občanů).

Ano, dotazník nesledoval jen obecnou spokojenost obyvatel s děním v městském obvodu Slezská Ostrava, byl zaměřen i na ověření konkrétních aktivit a projektů.

 Zjišťoval zpětnou vazbu na již zavedená opatření (změna úředních hodin, otevřená jednání vedení obvodu v odpoledních hodinách pro zvýšení účasti, streamování zasedání, aktivní používání sociálních sítí v komunikaci s občany) a priority pro další vývoj (jaké služby a kde chybí, jaké jsou priority v investicích, co bezpečnost, parkování atd.). S výsledky pracují kromě vedení a jednotlivé odbory, zejména kancelář starosty mající na starosti komunikaci a odbor investic a strategického rozvoje.